Digitalizace papírových dokumentů vám může pomoci při organizaci vašich důležitých papírování. Digitální soubory, včetně souborů PDF, lze převést na prohledávatelné soubory pomocí softwaru pro optické rozpoznávání znaků (OCR), který se obvykle dodává s tiskárnou. To znamená, že vaše informace nezabírají místo a je snazší je najít. Můžete také uložit své digitální soubory na CD nebo DVD, na flash disk, v online úložišti. Zde je návod, jak uspořádat naskenované dokumenty.
Jak používat organizaci skeneru
Tady je několik kroků, které můžete podniknout nebo uspořádat pomocí skeneru. Aby to fungovalo, budete potřebovat skener dokumentů. Nemusí to být drahé ani fantazie. Pokud žádný nemáte, začněte s těmito recenzemi skenerů fotografií a skenerů dokumentů pro některé nejlepší nákupy. Pokud nechcete samostatný skener, bude to dělat levná tiskárna typu „vše v jednom“.
-
Projděte si papírování a rozhodněte se, co můžete digitalizovat a co můžete bezpečně hodit. Pravděpodobně to bude nějakou dobu trvat. V případě potřeby pracujte v malých krocích.
-
Před digitalizací souborů vytvořte složky a podsložky pro uložení souborů. Přemýšlejte o kategoriích, které potřebujete, a pro každou z nich vytvořte složku. Vložte doklady o kreditní kartě do jedné složky, doklady o pojištění automobilu do jiné. Účty za telefon, účtenky za potraviny, účty za domácí opravy atd. Lze umístit do samostatných složek. V každé složce vytvořte podsložky pro každý rok (nebo měsíc). Je snazší začít s organizovaným systémem a přidávat nové dokumenty do správného souboru, než je změnit uspořádání systému při každém naskenování nové účtenky. Chcete-li ve Windows vytvořit novou složku, klikněte pravým tlačítkem na plochu a vyberte Nový > Složka. Opakováním tohoto kroku v nové složce vytvořte podsložku. Chcete-li vytvořit novou složku v systému Mac, vyberte Soubor > Nová složkanebo stiskněte Posun+Příkaz+N.
-
Ujistěte se, že skener nebo tiskárna byly dodány se softwarem OCR (Optical Character Recognition). To vám umožní skenovat dokumenty do formátu PDF a upravovat soubory. Je velká šance, že je v počítači se systémem Windows nainstalován slušný software OCR. Pokud ve vašem počítači není nainstalován software OCR, jsou oblíbenou volbou aplikace ABBYY FineReader a Adobe Acrobat Pro DC.
-
Je čas naskenovat vaše dokumenty. Jak přesně to uděláte, závisí na typu skeneru a softwaru, který používáte. Lifewire má průvodce pro skenování dokumentů ve Windows a Mac.
-
Až budete s digitalizací dokumentů hotovi, držte se nad fyzickými papíry. Ujistěte se, že automaticky skenujete dokumenty pokaždé, když získáte nové účtenky nebo doklady. Jinak se papíry začnou znovu hromadit.