Týmová práce je jedním z nejdůležitějších aspektů moderního pracoviště. Široká dostupnost internetu však znamená, že členové týmu mohou být téměř kdekoli na světě. Aby byla týmová práce efektivní, je důležité, aby společnosti přijaly moderní pracovní postupy a technologie, které pomáhají spolupracovníkům, ať jsou kdekoli, sdílet svou práci jednoduchým a efektivním způsobem. To je místo, kde přichází dobrý nástroj pro online spolupráci. Pokud uvažujete o přijetí – nebo navrhujete přijetí – nástrojů pro online spolupráci, níže uvedený seznam výhod online spolupráce vám a vaší organizaci může pomoci při rozhodování o této užitečné technologii.
Je snadné sledovat projekty
Nástroje online spolupráce mají řadu funkcí pro sledování projektů, díky nimž mohou členové týmu snadno sledovat vývoj projektu od prvního dne. Od sledování, kdo provedl nejnovější změny v dokumentu, přes to, jak byl dokument před změnami, až po označení kolegy, aby dokument zkontroloval, nebylo nikdy jednodušší spravovat projekt. Nástroje online spolupráce odstraňují potřebu používat e-mail jako primární prostředek komunikace se členy týmu, takže je například zcela odstraněna potřeba hledat v doručené poště ztracený dokument.
Členové týmu mohou být kdekoli
Pokud mají členové týmu připojení k internetu, mohou pracovat na dálku odkudkoli na světě. To znamená, že je možné, aby se tým úplně rozptýlil a přitom pracoval organizovaně. Spolupracovníci v různých státech nebo dokonce zemích mohou snadno spolupracovat na stejném projektu a pomáhat organizacím sestavit nejlepší možný tým pro projekt, bez ohledu na umístění zaměstnanců. Znamená to také, že zatímco zaměstnanci nejsou na služební cestě z kanceláře, nemusí být od projektu odpojeni a mohou do něj přispívat, jako by byli na stole.
Snadné hlášení
Téměř ke všem pracovním projektům je přidružen nějaký druh reportingu a doba reportování je obvykle stresující. Někdy je snadné ztratit přehled o některých činnostech, které byly pro určitý projekt provedeny, zvláště když pracujete s velkým týmem. Pomocí dobrého nástroje pro online spolupráci je však snadné rychle generovat podrobné zprávy, které zahrnují všechny aktivity spojené s určitým projektem, což dává členům týmu více času na práci na aktivitách generujících výsledky.
Akce jsou hotové rychle
S dobrým nástrojem pro online spolupráci již není potřeba sjednávat schůzku nebo telefonát, aby bylo možné zkontrolovat dokumenty. Do nástroje lze nahrát dokumenty a recenzenti mohou být automaticky upozorněni e-mailem, že byly dokumenty nahrány. Recenzenti pak mohou anotovat dokument a provést všechny nezbytné změny a upozornit všechny členy týmu, že dokument byl zkontrolován a je připraven. Díky tomu je mnohem snazší udržovat stabilní a organizovaný pracovní postup na projektu, kdy členové týmu v případě potřeby pohotově přispívají.
Všechny dokumenty jsou uloženy na jednom místě
To usnadňuje všem členům týmu přístup ke všem potřebným dokumentům bez ohledu na jejich umístění. Zaměstnanci také nemusí ukládat dokumenty na jednotku USB nebo jiné úložné médium, pokud na nich plánují pracovat na dálku, a veškeré aktualizace dokumentu se zobrazí okamžitě. Není třeba zasílat různé verze dokumentu e-mailem tam a zpět a členové týmu vždy vědí, kde najít nejnovější verzi dokumentu.