Pokud odpovíte na e-mail, mělo by být jasné, na co odpovídáte. Proto je text původní zprávy obvykle citován v odpovědi. Tolik je jasné, ale nejlepší způsob citace textu v e-mailu není. Pro citování zprávy v e-mailové odpovědi existuje velmi rozumný kvazi-standard. Díky tomu můžete citovat tolik, kolik je potřeba, a to tak, aby příjemce vaší odpovědi viděl přesně to, na co reagujete. Pokud všichni e-mailoví klienti (nebo uživatelé e-mailu) vyhoví, zprávy vždy vypadají čistě a přehledně a jsou snadno čitelné. Citace navrhovaným způsobem je správná věc, ale je také nějaká práce oříznout citovaný text a vypadat hezky. Někdy může být zbytečné věnovat tento čas formátování a oříznutí textu. Pokud se pokusíte uvést citaci pomocí správného odsazení v e-mailovém programu, jako je Outlook, může vytvoření odpovědi trvat hodinu.
The Way of the Lazy: Easy, Still Correct, and Good-Look
Naštěstí vždy existuje více než jeden způsob, jak něco udělat. Všechny tyto možnosti obvykle nejsou dokonalé, ale může existovat více než jeden správný přístup. Nyní je zde uvolněnější, ale stále dokonale čitelný, přijatelný a kompatibilní způsob odpovědi na e-mail. Chcete-li správně formátovat e-mailovou odpověď, i když jste trochu líní:
- Začněte svou zprávu přímo v horní části odpovědi.
- Níže uveďte původní zprávu, na kterou odpovídáte.
- Zkontrolujte, zda je váš podpis nad citovaným textem.
- V citovaném materiálu neprovádějte žádné změny.
- Samozřejmě můžete zkrátit nadměrnou délku a (měli byste často odstranit) vložené přílohy. Nahradit je „[…]“.
- Otázky, na které odpovídáte, opakujte co nejmenším počtem slov.
- Místo pouhého „Ano“. zkuste „Zeptal jste se, jestli chceme jablka. Ano, máme.“ nebo „Chceme jablka, ano.“.
- Ujistěte se, že citovaný text není odsazen ani pomocí „>>>“ znaky ani pruhy nabídek.
- Pokud na odpověď odpovíte, můžete ze spodní části odstranit staré, nyní nepotřebné zprávy.
V e-mailových klientech a službách, jako je Gmail, které automaticky inteligentně archivují a vláknují diskuse, tento styl odpovědi funguje obzvláště dobře. Jelikož je veškerý citovaný text na jednom místě, lze jej snadno a bez narušení soudržnosti zprávy skrýt, zatímco kontext mezi zprávami se vytváří prostřednictvím původních e-mailů.