Mnoho e-mailových klientů, včetně Microsoft Outlook a Apple Mail, vám umožňuje požadovat a odesílat potvrzení o přečtení. Pokud jste odesílatel, který chce vědět, zda byl jeho e-mail přijat a přečten, požádáte o potvrzení o přečtení. Pokud obdržíte e-mail s požadavkem na potvrzení o přečtení, máte možnost zaslat zpět potvrzení o přečtení. Zde je několik dalších informací o potvrzeních o přečtení, jejich účelu a možnostech.
Odesílání žádostí o přečtení pomocí e-mailu
Přesný proces se sice mírně liší v závislosti na vašem e-mailovém klientovi, ale k odeslání zprávy je obvykle snadné připojit k e-mailu požadavek na potvrzení o přečtení. Odeslání žádosti o potvrzení o přečtení však nezaručuje, že obdržíte potvrzení o přečtení zpět. Váš příjemce e-mailu nemusí posílat potvrzení o přečtení, pokud nechce. Ne každý chce, aby odesílatel věděl, jestli otevřel a přečetl si jeho e-mail. Příjemci nemusí být připraveni vyřídit jakékoli požadavky nebo akce, které potřebují, nebo mohou z důvodu ochrany osobních údajů raději nereagovat. Ne všichni e-mailoví klienti podporují potvrzení o přečtení a uživatelé mohou tuto funkci na svém konci deaktivovat, takže váš příjemce možná ani neví, že požadujete potvrzení o přečtení. Potvrzení o přečtení obvykle fungují nejlépe v obchodním nebo organizačním prostředí, kde každý používá stejnou e-mailovou službu a má společné cíle produktivity. Považuje se za špatnou e-mailovou etiketu vyžadovat potvrzení o přečtení pro každý e-mail, pokud neexistuje žádný obchodní důvod nebo nejsou poskytovány žádné důležité informace. Pro dosažení nejlepších výsledků použijte potvrzení o přečtení pouze v důležitých e-mailech nebo pokud to vyžadují obchodní důvody.
Žádost o potvrzení
Pokud zjistíte, že se vaši příjemci brání v zasílání zpět potvrzení o přečtení, zkuste požádat o potvrzení v e-mailové zprávě. Například do svého e-mailu přidejte řádek, který říká něco jako: „Naše lhůta je krátká. Potvrďte přijetí tohoto e-mailu“ nebo „Zašlete prosím krátkou odpověď, abych věděl, že všichni tyto informace obdrželi.“ Je pravděpodobné, že obdržíte potvrzení jako při použití potvrzení o přečtení.
Měli byste poslat zpět potvrzení o přečtení?
Pokud jste na přijímajícím konci požadavku na potvrzení o přečtení, je jen na vás, zda jej chcete odeslat. V obchodním prostředí je pravděpodobně důležité zaslat zpět potvrzení o přečtení, pokud je požadováno, zvláště když je e-mail o projektech a krátkých termínech. V jiných nastaveních použijte svůj nejlepší úsudek o nejekologičtější akci. Pokud zjistíte, že jste zaplaveni požadavky na potvrzení o přečtení na nedůležitých e-mailech, zvažte deaktivaci této funkce.