Archivujte starou poštu v aplikaci Outlook a udržujte malý soubor PST

Co je třeba vědět

• V Outlooku vyberte Soubor > Info > Nastavení účtu > Nastavení účtu.
• Přejít na Datový soubor kartu a vyberte Přidat. V Nový datový soubor aplikace Outlook v dialogovém okně vyberte Datový soubor aplikace Outlook a poté vyberte OK.
• Pojmenujte archiv, vyberte jeho umístění a vyberte OK. Přetáhněte celé složky do nové složky Archiv.

Tento článek vysvětluje, jak zachovat malý soubor PST archivací staré pošty. Pokyny v tomto článku platí pro Outlook pro Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook 2010.

Jak archivovat starou poštu v aplikaci Outlook, aby byl soubor PST malý

Jak hromada pošty, kterou uchováváte v Outlooku, roste, tak obvykle trvá čas, který Outlook potřebuje k tomu, co chcete. Tvoří se limit velikosti souboru PST. (Soubor PST nebo „Osobní složky“ je místo, kde Outlook uchovává všechna vaše data, včetně kalendářů, kontaktů a e-mailů.) Postup vytvoření archivu starých zpráv v Outlooku odděleně od souboru PST, který používáte každý den:

1. Vybrat Soubor a vybrat Info.

2. Vybrat Nastavení účtu a vybrat Nastavení účtu z nabídky. Otevře se okno Nastavení účtu.

3. Vybrat Datový soubor záložka.

   

4. Vybrat Přidat. Otevře se dialogové okno Nový datový soubor aplikace Outlook.

   

5. Vybrat Datový soubor aplikace Outlook a vybrat OK.

   

6. Zadejte název archivu pod Název souboru a vyberte umístění, kam chcete soubor uložit.

   

7. Vybrat OK a zavřete okno.

Přesuňte poštu do archivu

Chcete-li naplnit nově vytvořený archiv PST, přetáhněte celé složky do kořenové složky nově zobrazené pod Složky pošty. To je užitečné, pokud již máte Archiv složka, která obsahuje, řekněme, veškerou loňskou poštu. Stačí jej umístit do archivu PST. Alternativně k archivaci jednotlivých položek:

1. Klikněte pravým tlačítkem na kořenovou složku pojmenovanou podle vašeho archivního PST pod Složky pošty.

2. Vybrat Nová složka z nabídky.

   

3. Zadejte název požadované složky. Ujisti se Poštovní a poštovní položky je vybrán pod Složka obsahuje pokud chcete archivovat e-maily. Pro archivaci dalších položek vyberte příslušnou kategorii.

   

4. Přetáhněte jednotlivce nebo skupiny e-mailů do nově vytvořené složky.

5. Chcete-li přesunout veškerou poštu před určitým datem ve složce (nebo vnořených složkách), vyberte Soubor > Info.

6. Vybrat Nástroje a vybrat Vyčištění poštovní schránky.

   

7. Vybrat Automatická archivace z nabídky, která se objevila.

   

Zavřete archivační soubor PST

Po archivaci všech položek můžete zavřít soubor PST v aplikaci Outlook:

1. Klikněte pravým tlačítkem na kořenovou složku vašeho archivního PST pod Složky pošty.

2. Vybrat Zavřít „___“ z nabídky.

   

Přístup k poště ze souboru PST uzavřeného archivu

Chcete-li načíst zprávy z archivního souboru PST, který jste uzavřeli:

1. Vybrat Soubor kartu a vyberte Otevřít a exportovat.

2. Vybrat Otevřete datový soubor aplikace Outlook.

   

3. Soubor PST a jeho složky se zobrazí pod Složky pošty, připraven k akci.

Malý soubor PST je rychlý soubor PST

Vyplatí se udržovat velikost vašeho hlavního souboru PST malou a spravovatelnou. Můžete si nechat Outlook udělat něco z toho pomocí automatické archivace nebo rozdělit zprávy mezi více souborů PST, což může být bezbolestné a rychlé.