Každý, kdo odesílá a přijímá stovky e -mailů týdně, chápe hodnotu srozumitelnosti odpovědí a přeposílaných zpráv. Je těžké sledovat dlouhé e -mailové vlákna, ve kterých každá odpověď cituje úplnost předchozí nebo původní zprávy. Na druhou stranu, e -mail, který odkazuje na předchozí zprávu, aniž by měl ponětí o tom, co se týká, ztrácí čas, když se snažíte zapamatovat původní pointu odesílatele. Když odpovídáte na e -mailovou zprávu, měli byste citovat ze zprávy, kterou jste obdrželi, ale pouze tolik, kolik je nutné k vytvoření kontextu.
Jak citovat e -mail ve vaší odpovědi
Žádné dva e -mailové programy nepoužívají přesně stejný postup odpovědi. V závislosti na poskytovateli e -mailu nebo aplikaci můžete zvýraznit část e -mailu, který chcete citovat, než kliknete nebo klepnete na Odpověď nebo Vpřed knoflík. Otevře se pole pro odpověď na e -mail se zvýrazněným citátem, který je již umístěn v těle e -mailu. Jednoduše přidejte svou odpověď a odešlete ji. MacOS a iOS Mail fungují tímto způsobem. Některé e -mailové programy, včetně Yahoo Mail a Gmail, vám neumožňují jednoduše zvýraznit část, kterou chcete v odpovědi citovat. Musíte citovat celou délku textu z e -mailu a poté ručně odstranit části, které nechcete z odpovědi. V některých případech můžete zkopírovat část e -mailu, kterou chcete citovat, a vybrat ji Vložit jako citát nebo podobné, pokud váš e -mailový program tuto funkci podporuje (někdo ano, někdo ne). Téměř ve všech případech jsou citované informace odsazeny, aby byly snadno rozpoznatelné. V některých e -mailových programech se citovaný materiál zobrazuje jinou barvou.
Jak pracovat s cenovou nabídkou ve vašem e -mailu
E -mailová etiketa obecně dodržuje určité pořadí, pokud jde o části zprávy. Začněte svůj e -mail pozdravem a úvodním komentářem. Dále přichází citovaný materiál. Vaše odpověď na citát se pak zobrazí pod ním. Pokud odpovídáte na více než jeden bod, vložte jednu část citátu na řádek a poté na tuto část odpovězte pouze na následujícím řádku. Dále vložte další část citovaného e -mailu a odpovězte na tuto část na následujícím řádku. Pokud máte ve své odpovědi nebo přeposlané zprávě více uvozovek a komentářů, opakujte tento vzorec. To napodobuje přirozený tok konverzace a příjemcům e -mailu usnadňuje sledování vlákna.