Aby online formulář fungoval, musí být hostován serverem, který spouští algoritmy pro větvení formuláře, výpočet odpovědí a protokolování metadat. Protože e-mailové servery nemohou provádět programy, které tyto funkce provádějí, nemůžete se při vývoji a výpočtu formuláře spoléhat pouze na e-mail. Místo toho můžete použít e-mail pouze k informování lidí o novém formuláři nebo ke konfiguraci existujícího formuláře k přenosu odpovědí vývojáři formuláře e-mailem. Před mnoha lety některé e-mailové programy obsahovaly nástroje pro generování formulářů, které po dokončení formuláře vrátily výsledky na adresu pro odpověď. Kvůli významným bezpečnostním zranitelnostem těchto produktů (náležitě) z trhu prakticky zmizely.
Vytvoření formuláře pro odesílání odpovědí e-mailem
Pokud jste vývojářem formuláře, nakonfigurujte software, který používáte k zasílání jednotlivých odpovědí jednotlivých respondentů na pole v e-mailu. Mezi oblíbené vývojáře online formulářů patří:
- Formuláře Google: Komplexní nástroj pro vývoj forem integrovaný s Drive.
- Microsoft Forms: Robustní nástroj bohatý na funkce – zdarma s účtem Microsoft – který je optimalizován pro následnou analýzu v aplikaci Excel.
- Zoho formuláře: Dobře zaoblený nástroj, který čistě zapadá do ostatních služeb, které Zoho nabízí malým podnikům.
- Typeform: Elegantnější podoba, zdůrazňující vizuální přitažlivost a snadné použití pro respondenty.
- Cognito forma: Skvělý nástroj pro lidi, kteří ve svých formulářích vyžadují pokročilé podmíněné formátování.
- Kontaktní formulář 7: K dispozici v rámci systému pro správu obsahu WordPress, CF7 integruje nástroje pro sběr formulářů do vašeho blogu nebo webu.
Ačkoli každý vývojový nástroj používá různá nastavení, obecně většina z nich podporuje e-mail jako řešení. Obvykle je lepší se vyhnout e-mailovým odpovědím z formulářů – místo toho nechte nástroj agregovat odpovědi. Vytvoření formuláře má malou hodnotu a pak je třeba ručně shromáždit desítky nebo stovky individuálních e-mailových odpovědí, když nástroj může sledovat odpovědi za vás.
Zašlete odkaz na formulář e-mailem
Místo odesílání obsahu formuláře e-mailem odešlete příjemcům hypertextový odkaz na vstupní stránku formuláře. Každá forma vyvinutá pomocí nástroje pro vývoj formulářů obsahuje jedinečnou adresu URL. Zašlete adresu URL – ale pokud chcete, přidejte další kontext, například pokyny nebo zásady ochrany osobních údajů a údajů.
Odpovědi na formuláře odešlete e-mailem
Někdy se organizace stále spoléhají na papírové formuláře nebo formuláře, na které lze odpovědět elektronicky, ale ne prostřednictvím webu. Chcete-li na ně odpovědět e-mailem, nejpřímějším řešením je vyplnit formulář ručně a poté jej naskenovat jako dokument PDF. Pošlete tento soubor PDF e-mailem osobě, která dává odpovědi na tabulku. Plná verze aplikace Adobe Acrobat zahrnuje nástroje pro navrhování formulářů, které umožňují vyplnění „papírového“ formuláře ve formátu PDF na počítači a výsledky se odesílají e-mailem. Ačkoli je Acrobat drahý, pokud potřebujete listovat mezi papírovou a elektronickou dokumentací, je to skvělý nástroj – jeho schopnost odesílání e-mailů závisí na tom, aby počítač každého člověka spustil výchozí e-mailový program a dokončil proces přenosu. Případně můžete pořídit fotografii každé stránky formuláře, potom tyto obrázky vložit do textového dokumentu a poté tento textový dokument odeslat. Takový proces však pro osobu vytváří spoustu rigamarolu, aby mohl odpovědět na otázky. Pokud jste osoba, která navrhuje formulář, zaměřte se na proces, který minimalizuje tření a zbytečnou práci pro lidi, kteří na vás budou reagovat.