Navzdory šíření online komunikačních metod zůstává e-mail nejpopulárnějším a v roce 2019 se každý den rozesílá téměř 300 miliard e-mailů. Ať už jste v e-mailu zbrusu nový nebo jej používáte po celá desetiletí, dodržujte pravidla pro e-mailová etiketa.
Než zprávu odešlete, zkontrolujte ji
Po zadání adres příjemců vytvořte vhodný předmět, napište zprávu a připojte několik podpůrných dokumentů, vraťte se zpět a zkontrolujte, zda jste udělali vše správně:
- Zkontrolujte zprávu. Je něco nejasné? Existují nějaké gramatické chyby nebo překlepy? Řekl jsi všechno, co jsi chtěl říct?
- Zkontrolujte své zdroje. Vysvětlil by odkaz na externí zdroj váš význam? Pomohl by odkaz vašemu příjemci rychle najít web?
- Podívejte se na jména příjemců. Zapomněli jste důležitou osobu, která potřebuje vidět zprávu? Přidali jste někoho, kdo by zprávu neměl vidět?
- Podívejte se na svoji adresu. Pokud máte více než jednu, nezapomeňte poslat zprávu z nejvhodnějšího pro účely zprávy.
- Určete prioritu zprávy. Musí být zpráva označena jako důležitá?
- Přidejte podpůrné dokumenty. Zapomněli jste přílohy?
Neodpovídejte vždy všem
Měli byste vědět, kdy a kdy neodpovídat všem na skupinové e-maily. Pokud všichni v původním e-mailu (ten, na který odpovídáte), potřebují vědět, co chcete říct, použijte Odpovědět všem. Například osoba A vám a osobě B pošle e-mail s návrhy, jak s firmou oslavit 10leté výročí vašeho šéfa. Vaše odpověď je relevantní jak pro osobu A, tak pro osobu B, proto použijte Odpovědět všem a odpovězte na obě. Pokud někdo pošle pozvánku na večírek e-mailem vám a 20 dalším přátelům, vaše odpověď není pro ostatní příjemce pošty relevantní, proto použijte odpověď k odeslání odpovědi pouze původnímu odesílateli.
Napište efektivní předmětové řádky
Klíčem k napsání dobrého předmětu e-mailu je zajistit, aby stručně zachytil podstatu vaší zprávy. Zde je několik příkladů:
- Prodejní schůzka změněna na 3:00
- Halloween Pozvánka na večírek
- Revize textu webových stránek
- Nejlepší výběr videa z tohoto týdne
- Podrobnosti o vašem novém členství
- Potvrzení vašeho jmenování
- Žádost o dobrovolníky na fundraisingové akce
Chcete-li řádky předmětu zefektivnit, zahrňte akci, kterou mají příjemci provést, například:
- Pozvánka na Halloweenskou párty – RSVP do 11. května
- Revize textu webových stránek – je třeba schválení do úterý
Vysvětlete, proč postupujete dál
Když přeposíláte e-mailovou zprávu od někoho jiného, vysvětlete novému příjemci, proč to děláte a jak očekáváte, že z toho bude mít prospěch. Řekněme například, že vám klient, Jay, pošle otázku a vy neznáte odpověď. Předejte zprávu své kolegyni Sáre s poznámkou: „Sara, Jay chce znát postup přihlašování k našemu portálu ze svého mobilního zařízení. Podrobnosti viz níže. Můžete pomoci?“
Vysvětlete, proč CC
Pokud někomu zašlete kopii v e-mailové zprávě, vysvětlete primárnímu příjemci, že tak činíte, a proč. Řekněme například, že se Jenna chce připojit k vašemu knižnímu klubu a vy jí o tom zasíláte informace. Zavolali byste vůdkyni knižního klubu, Ann, a napsali Jenně: „Vybírám naši vůdkyni, Ann, aby viděla, co ti posílám, a vyplnila vše, co jsem mohl vynechat.“ Když použijete tento proces, Ann také ví, proč dostává kopii zprávy.
Sdělte odesílateli, že jeho zpráva byla přijata
E-mailové zprávy se mohou ztratit v e-mailu nebo ve filtru spamu. Z důvodu zdvořilosti, zejména u důležitých zpráv (například těch, které mají přílohy nebo se týkají termínů), napište krátkou poznámku, abyste odesílateli věděli, že jeho e-mail byl přijat. Pokud vám například váš šéf pošle nový projekt, na kterém chcete pracovat, odpovězte: „Rozumím, zítra začnu.“
Používejte zkratky střídmě
Ne každý zná každou zkratku, proto ji používejte co nejméně, a pouze pokud jste si jisti, že příjemce ví, co tím myslí. V obchodní e-mailové korespondenci se běžně používá několik zkratek. Zde je několik:
- co nejdříve: Co nejdříve
- Mimochodem: Mimochodem
- EOD: Konec dne
- EOM: Konec zprávy (obvykle se používá v řádku předmětu k označení, že není k dispozici žádný text e-mailu)
- EOW: Konec týdne
- FYI: Pro vaši informaci
- IMO: Dle mého názoru
- OOO: Mimo kancelář
- Ano / ne: Ano nebo ne
Buďte opatrní se sarkasmem a humorem
Protože v e-mailu nedostanete kontext výrazů obličeje a tónu hlasu, není to dobré médium pro vyjádření sarkasmu nebo humoru, zejména u příjemců, které dobře neznáte. Vyjádřete svou zprávu jednoduše a přímočaře, alespoň do doby, než se lépe seznámíte s příjemcem. Pokud si opravdu nemůžete pomoci, přidejte usmívající se nebo smějící se emotikon, který vám ukáže, že si děláte srandu.
Vyberte vhodný konec
Někdy je těžké vědět, jak ukončit e-mailovou zprávu. Zde je několik návrhů na základě situace:
- dík nebo Mnohokrát děkuji: Pokud žádáte o laskavost.
- Milovat nebo Objetí: Je-li příjemcem přítel nebo člen rodiny.
- Na zdraví nebo Nejlepší: Pokud je příjemce neformálním známým.
- S pozdravem: Pokud je vaše zpráva formální.
- S pozdravem nebo S přátelským pozdravem: Chcete-li zachovat formální obchodní tón.