Přesunutí e-mailových zpráv do složek je docela jednoduchý proces, který lépe organizuje vaše (někdy stovky nebo tisíce) e-mailů. Možná budete chtít přesunout e-mail do složek, abyste je mohli roztřídit do souvisejících témat, nebo si ponechat složky specifické pro kontakt se všemi e-maily, které dostáváte od určitých lidí.
Jak uložit e-mail do složky
Většina poskytovatelů e-mailů vám umožňuje jednoduše přetáhnout zprávu přímo do složky podle vašeho výběru. Ostatní, kteří nepodporují přetahování myší, mají s největší pravděpodobností nabídku, do které můžete přesunout zprávu jinam. To platí jak pro online klienty, tak pro ty ke stažení. Například v Gmailu a Outlooku Mail můžete kromě přetahování použít také Přesunout do v nabídce vyberte příslušnou složku, do které chcete zprávu přesunout. Yahoo! a Mail.com fungují stejným způsobem, kromě toho, že se právě volá nabídka přesunutí Hýbat se. S AOL Mail je v Více > Přesunout do Jídelní lístek. U většiny poskytovatelů lze přesouvání e-mailů do složek provádět hromadně, takže nemusíte vybírat jednotlivé zprávy samostatně. Například v Gmailu můžete ve své poště vyhledat konkrétní klíčová slova nebo e-mailové adresy a poté je všechny vybrat a rychle tak přesunout spoustu e-mailů do samostatné složky.
Jak automaticky přesouvat e-mailové zprávy
Ještě lépe, někteří poskytovatelé vám umožňují automaticky ukládat e-maily do složky pomocí filtrů. Jak na to, uvidíte, pokud kliknete na tyto odkazy na pokyny pro Gmail, Microsoft Outlook, Outlook.com, Yahoo! A GMX Mail. Ostatní poskytovatelé, kteří zde nejsou uvedeni, mají podobná nastavení, například Mail.com Nastavení > Pravidla filtru možnost nabídky nebo AOL Mail Možnosti > Nastavení pošty > Filtry a upozornění strana.
Jak stahovat e-maily do počítače
Ukládání zpráv do složky může také znamenat jejich ukládání do složky na tvém počítači, místo v poštovním klientovi. To je rozhodně možné pro jednotlivé e-maily, ale nemusí to být pro hromadné zprávy, ani to u každého poskytovatele nefunguje vždy stejně nebo jde o definitivní funkci podporovanou každou e-mailovou službou. U kteréhokoli poskytovatele e-mailu můžete samozřejmě vytisknout stránku e-mailu a získat jeho offline kopii. Ke stažení zprávy do počítače můžete také použít vestavěnou funkci tisku / uložení. Například s otevřenou zprávou v Gmailu můžete vybírat pomocí nabídky Ukázat originál, což vám dává Stáhnout originál tlačítko pro uložení zprávy jako soubor TXT. Chcete-li stáhnout všechny jednotlivé zprávy z Gmailu, které máte (nebo jen ty, které jsou označeny určitými štítky), použijte funkci Google Takeout. Ačkoli to není přesně tak stejně jako Gmail, pokud používáte Outlook.com, je opravdu snadné uložit e-mail do OneNotu, který se poté stáhne do stejné aplikace OneNote na vašem počítači nebo mobilním zařízení. Další možností u jakékoli e-mailové služby je nastavit ji s offline e-mailovým klientem, takže jakmile jsou zprávy uloženy do vašeho počítače, můžete je exportovat do jednoho souboru pro účely archivace, nebo je mít pouze v počítači pro případ, že by to šlo offline. Tento offline e-mailový proces je podobný integrované funkci nabízené uživatelům Gmailu, zvané Google Offline.