Většina e-mailových služeb a programů používá priority zpráv k určení toho, co je důležité a co ne. Priority zpráv lze použít ručně nebo automaticky a můžete také označit zprávu jako nízkou prioritu nebo nedůležitou. Funkce priority zpráv a způsob jejich použití se liší mezi e-mailovými klienty, včetně Outlook, Gmail, Yahoo, Thunderbird a MacOS Mail.
Jak funguje prioritní značení e-mailem
Některé e-mailové služby a programy vám umožňují ručně označit odchozí zprávu jako důležitou nebo nedůležitou. Až budete připraveni e-mail odeslat, můžete jej jako takový označit pro příjemce. E-maily s nejvyšší důležitostí mohou být ve složce Doručená pošta tučně, zvýrazněny, označeny hvězdičkou nebo jinak označeny. Méně důležité zprávy mohou být zobrazeny šedě nebo přesunuty dolů v seznamu. Specifika opět závisí na e-mailovém programu příjemce. Někteří poskytovatelé e-mailů, například Gmail, nastavují prioritu e-mailu automaticky, i když odesílatel neurčí úroveň důležitosti. Předpokládá prioritu a filtruje zprávu do sekce Důležité v doručené poště. Tato funkce je založena na předpokládaném chování a mění se podle toho, komu posíláte e-maily a zda je zpráva generována automaticky nebo od skutečné osoby. Ostatní e-mailoví klienti vám umožňují ručně změnit důležitost e-mailů. To je užitečné například tehdy, když odesílatel často používá příznak vysoké priority / důležitého, když by neměl, nebo pokud chcete mít všechny e-maily od konkrétního odesílatele označeny jako důležité.
Proč na tom záleží
Udržování důležitých e-mailů v popředí vám pomůže soustředit se na ně, místo abyste trávili čas prohlížením nedůležitých e-mailů. Je to jeden z nejlepších způsobů efektivní a efektivní komunikace a interakce s e-maily podle vašich podmínek podle vašich priorit přispívá k lepšímu zážitku. V závislosti na aplikaci, kterou používáte, může e-mailový klient doručit oznámení o novém e-mailu, pouze pokud to považuje za důležité. Odstranění nekritických e-mailů z oznámení, aniž byste je smazali, omezuje rozptýlení.
Jak nastavit priority e-mailu
Mnoho e-mailových klientů vám umožňuje nastavit prioritu zprávy při vytváření e-mailu. Obvykle se nachází v poli pro psaní. V některých e-mailových klientech, jako je Gmail, je označení odchozího e-mailu jako důležitého otázkou přidání deskriptoru, například [URGENT], do předmětu.