O umístění vašeho podpisu neexistují žádná tvrdá a rychlá pravidla etikety e -mailu. Stejně jako u většiny aspektů komunikace je však celkovým cílem dostat vaše sdělení jasně a zapamatovatelně, ale ne příliš rušivě – proto mějte na paměti následující pokyny.
Umístění podpisu e -mailu
Příjemci e -mailů obecně očekávají, že uvidí váš e -mailový podpis přímo pod koncem textu. Díky tomu je nejlepší volbou pro nové zprávy. V odpovědích je však dobrou volbou zkrácená verze nebo žádná; koneckonců, příjemce již ví, kdo jste. To je zvláště důležité v dlouhých vláknech s více účastníky, ve kterých mohou být opakované podpisy nepraktické a otravné.
Možnosti programu e -mailu
Předvolby, které nastavíte ve svém e -mailovém programu, určují, kde a jak se váš podpis zobrazí.
- Pokud zahrnete původní zprávy pomocí odsazení a selektivního citování, váš podpis se zobrazí ve spodní části zprávy.
- Pokud citujete líně—Takže vložte svou zprávu na původní zprávu — váš podpis se obvykle objeví mezi vaší zprávou a původní zprávou, kterou jste citovali, těsně nad –Původní zpráva– čára.
Rozdíl mezi líným a selektivním citováním je často funkcí e -mailového klienta, kterého používáte, nebo standardů vaší profese. Uživatelé Linuxu se například často spoléhají na selektivní citace, zatímco Microsoft Outlook má ve výchozím nastavení líné citování.
Chyby v umístění podpisu e -mailu, kterým je třeba se vyvarovat
Chraňte se před těmito běžnými chybami při umísťování, abyste předešli nejasnostem:
- Podpis nahoře, odpověď v řádku níže: Čtenáři mají podmínku nedívat se daleko za jakýkoli podpis, se kterým se setkají. Pokud je váš e -mailový program nastaven tak, aby v odpovědích a předáních umístil váš podpis na citovaný text, do citovaného textu nic nepište. Je pravděpodobné, že se příjemci budou hádat nad vaší prázdnou odpovědí – ale možná ne tak dlouho, aby vaše odpovědi našli v citované části. Místo toho odpovězte nad podpis nebo přesuňte podpis úplně dole.
- Úplně dole podpis, nahoře vše odpovězte: Příjemci možná nikdy neuvidí podpis, nebo pokud ano, podpis mu může poslat hledání vloženého textu odpovědi, který možná zmeškali. Místo toho přesuňte podpis nad citovanou část a pod svou odpověď.
Obecné pokyny pro podpis
Při vytváření a používání podpisu mějte na paměti tyto tipy:
- Váš e -mailový podpis by neměl být delší než čtyři nebo pět řádků textu.
- Ačkoli to není tak běžné, jak to kdysi bývalo, mnoho e -mailových podpisů používá standardní oddělovač podpisů.
- Zajistěte, aby podpis nebyl širší než 75 znaků.
- Přemýšlejte dvakrát o zařazení obrázků; některé e -mailové programy považují vložené obrázky za přílohy v závislosti na programu a na tom, jak příjemci nastavují své preference.