Nemůžete se soustředit na vzdálené schůzky? Nejsi sám

Klíčové jídlo

• Pracovníci na schůzkách často provádějí více úkolů a šance, že se schůzka bude prodlužovat, vzroste.
• Ne každý multitasking je však špatný a „pozitivní multitasking“ může zlepšit produktivitu.
• Vzdálené pracovní platformy by mohly přidat nové funkce, které pracovníky postrčí k úkolům souvisejícím se schůzkou.

Pokud pracujete na dálku, existuje velká šance, že jste během schůzky v minulém týdnu provedli více úkolů – a jste stěží sami. Nový dokument vydaný společností Microsoft staví čísla do problému. Zatímco multitasking byl u krátkých, malých schůzek vzácný, na schůzkách, které se táhly déle než hodinu, narostl na téměř univerzální úroveň. Není to však všechno špatná zpráva: článek, který se zaměřil na použití Microsoft Teams, navrhuje několik způsobů, jak mohou pracovníci zlepšit své zaměření. „FocusAssist pro Windows již byl dodán a může zde být velkou pomocí,“ uvedla prostřednictvím e-mailu Dr. Mary Czerwinski, partnerská výzkumná pracovnice a vedoucí výzkumu ve společnosti Microsoft. „Plánování času zaostření prostřednictvím Cortany je další dostupná možnost v Outlooku.“

Co má dělat vzdálený pracovník?

Multitasking na schůzce je často považován za hrubý nebo kontraproduktivní a článek zjistil, že se to někdy ukázalo jako pravdivé. Vědci však argumentují složitějším bodem. Ne každý multitasking je negativní a lze použít nástroje, které povedou vzdálené pracovníky k pozitivním výsledkům. Účastníci podrobně popsali výhody pozitivního multitaskingu v anonymním deníku. „Méně mě frustrovaly schůzky, které pro mě nebyly příliš užitečné,“ řekl jeden. Jiní uvedli, že oceňují volbu věnovat v případě potřeby zvýšenou pozornost a poté, co tomu tak není, se zaměřit na jinde. Účastníci uvedli, že multitasking jim pomohl najít informace, jako jsou související soubory nebo e-mailové výměny, relevantní pro schůzku. „… 80minutový maraton navozující sténání je více než šestkrát větší pravděpodobnost, že podpoří multitasking.“ Dr. Czerwinski uvedl, že vzdálení pracovníci používající Microsoft Teams nebo Windows se mohou obrátit na Focus Assist a Focus Time, aby odstranili rozptylování, které není relevantní pro schůzku, a vyčlenili čas na soustředění se na konkrétní úkoly. Příspěvek upřednostňuje jakýkoli nástroj, který odstraňuje vnější požadavky na pozornost pracovníků během schůzky. Nové lepší funkce vzdálených pracovních platforem by mohly ještě více podpořit pozitivní multitasking. Příspěvek navrhuje „režim zaostření“ specifický pro schůzku, který pomáhá pracovníkům provádět více úkolů způsoby, které jsou relevantní pro schůzku, jako je otevírání e-mailů nebo souborů v rozhraní schůzky namísto jiného okna nebo programu. To by podpořilo pozitivní multitasking a zároveň eliminovalo vyrušování v jiných programech. Vědci také navrhují vylepšené nástroje agendy, které pracovníkům umožňují předčasně opustit schůzku nebo se připojit k polovině schůzky, pokud jsou relevantní pouze její části. To by mohlo bojovat s úhlavním nepřítelem každé pozornosti: dlouhé, nudné schůzky.

Vzdálení pracovníci se účastní dlouhých schůzek

Multitasking nebyl zvlášť běžný, když byly všechny schůzky agregovány: přibližně 30% schůzek zahrnovalo e-mailový multitasking a zhruba 24% vidělo multitasking souborů. Ale to se změnilo s dobou trvání. Není překvapením, že schůzky kratší než 20 minut ukázaly několik případů multitaskingu, ale jako droga na schůzku se objevily šokující rychlostí.

Setkání o délce 20 až 40 minut bylo téměř dvakrát tak pravděpodobné, že pošle účastníky, aby se snažili o jinou práci, a 80minutový maraton, který vyvolával sténání, byl více než šestkrát pravděpodobnější, že vidí pracovníky rozptýlené. Zásadní byla také velikost schůzky – stejně jako počet účastníků. Setkání jeden na jednoho podporovaly nejméně multitaskingu a třetí osoba sotva změnila výsledek. Ponoření do dalších úkolů však bylo pravděpodobné, protože se ve videohovoru objevilo více tváří. Multitasking byl při setkání s 10 a více lidmi dvakrát pravděpodobnější. Jeden účastník podrobně popsal relatovatelnou motivaci. „Na velkých setkáních, jako jsou radnice, mám sklon zastavovat se a skutečně poslouchat, když se říká něco zajímavého,“ řekl účastník. „Zdá se, že po zbytek času se na práci vůbec nezaměřuji.“ Data zahrnovala další slabší, ale překvapivější výsledek: naplánované schůzky jsou špatné zprávy. Naplánované setkání bylo asi jeden a půlkrát větší pravděpodobnost, že podpoří multitasking, než setkání ad hoc. Z plánovaných schůzek byly nejúrodnějším důvodem rozptýlení opakované schůzky. „Jak jsou naplánovány a strukturovány vzdálené schůzky, je významně spojeno s tím, kdy a do jaké míry lidé rozdělí svou pozornost,“ uzavírá příspěvek. Než tedy stisknete tlačítko Odeslat na hodinovou pozvánku na schůzku, přehodnoťte to – pokud nechcete dát spolupracovníkům čas na vyčištění své doručené pošty.