Ztráta důležitých dokumentů, které jste při vytváření strávili tolik času, je frustrující, zvláště pokud jste jako většina uživatelů, kteří vytvářejí dokumenty přímo v počítači a nemají výhodu ručně psané kopie. Tady je šest způsobů, jak zajistit bezpečnost vašich textově zpracovaných dokumentů.
Nikdy neukládejte své dokumenty na disk s operačním systémem
Zatímco většina textových procesorů ukládá vaše soubory do složky Moje dokumenty, je to pro ně to nejhorší místo. Ať už jde o selhání viru nebo softwaru, většina problémů s počítačem ovlivňuje operační systém a jediným řešením je často přeformátovat disk a přeinstalovat operační systém. V takovém případě bude vše na disku ztraceno. Instalace druhého pevného disku do počítače je relativně levný způsob řešení tohoto problému. Druhý interní pevný disk nebude ovlivněn, pokud je operační systém poškozen, a může být dokonce nainstalován na jiný počítač, pokud si potřebujete koupit nový. Pokud jste skeptičtí ohledně instalace druhé interní jednotky, je vynikající volbou externí pevný disk. Externí jednotku lze kdykoli připojit k jakémukoli počítači připojením k portu USB nebo FireWire. Mnoho externích jednotek má také další výhodu zálohování jedním dotykem nebo plánovaného zálohování; určíte složky a plán a o zbytek se postará software.
Pravidelně zálohujte soubory
Ukládání souborů na jiné místo než operační systém nestačí; musíte vytvořit pravidelné zálohy svých souborů. Zvyšte své šance na získání souboru tím, že budete mít jeho druhou zálohu. Pokud jsou data důležitá, zvažte uložení zálohy v ohnivzdorném trezoru.
Dejte si pozor na e-mailové přílohy
I když jste si jisti, že neobsahují viry, přílohy e-mailů mohou způsobit ztrátu dat. Například pokud obdržíte dokument se stejným názvem jako na vaší jednotce a váš e-mailový software je nastaven tak, aby ukládal přílohy na stejné místo, riskujete přepsání souboru, který tam již je. To se často stává, když spolupracujete na dokumentu a kolegové posílají aktualizace e-mailem. Nastavte svůj e-mailový program tak, aby ukládal přílohy na jedinečné místo, nebo pokud to neuložíte, před uložením přílohy e-mailu na pevný disk si to rozmyslete.
Dejte si pozor na chybu uživatele
Využijte záruky obsažené ve vašem textovém procesoru, jako jsou funkce správy verzí a sledované změny. Běžným způsobem, jakým uživatelé ztrácejí data, je úprava dokumentů a nechtěné mazání částí. Po uložení dokumentu dojde ke ztrátě částí, které jsou změněny nebo odstraněny, pokud jste nepovolili funkce, které za vás ukládají změny. Pokud se nechcete zabývat pokročilými funkcemi, použijte F12 než začnete pracovat na uložení souboru pod jiným názvem. Není to tak organizované jako u některých jiných metod, ale je to užitečná metoda.
Přejít na Cloud
Ukládání souborů a jejich záloh v cloudu je stále běžnější. Cloudové úložiště nabízí mnoho výhod, například velkorysé přidělení prostoru, snadné použití, přístup odkudkoli a zařízení, které používáte, a spolehlivost. Služby cloudového úložiště zálohují jejich servery, takže u takto uložených souborů existuje dvojitá vrstva ochrany. Z těchto důvodů je cloudové úložiště pro většinu lidí stále tou nejlepší volbou. Existuje několik hlavních bezplatných možností:
- Disk Google nabízí 15 GB s každým účtem Google.
- Uživatelé počítačů Mac získají 5 GB s iCloud, který je zabudován do každého zařízení Apple.
- Společnost Microsoft poskytuje 5 GB místa na OneDrive, který je dodáván s účty Microsoft 365 a Xbox.
Pokud potřebujete více úložného prostoru, výše uvedené služby nabízejí placené možnosti, stejně jako jiné společnosti poskytující cloudové úložiště.
Uchovávejte pevné kopie svých dokumentů
Nebrání vám v tom, abyste museli znovu psát a formátovat dokument, ale uchování tištěné kopie důležitého dokumentu alespoň zajistí, že máte obsah souboru, a to je lepší, než nemít vůbec nic.