Outlook používá skupiny kontaktů k ukládání členů distribučního seznamu. Po vytvoření skupiny kontaktů a přidání kontaktů vytvořte jednu e-mailovou zprávu a adresujte ji skupině kontaktů. Tímto způsobem všichni v distribučním seznamu obdrží stejnou zprávu a vy ušetříte čas. Pokyny v tomto článku platí pro Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a Outlook pro Microsoft 365.
Jak nastavit distribuční seznam v aplikaci Outlook
Chcete-li vytvořit skupinu kontaktů v Outlooku, vytvořte seznam a vyberte, kam ji chcete uložit. Zde je postup:
-
Otevřete Outlook.
-
Přejít na Domov kartu a vyberte Nové předměty.
-
Vybrat Další položky > Kontaktní skupina. Nebo stiskněte Ctrl+Posun+L.
-
V Kontaktní skupina okno, umístěte kurzor do název textové pole a zadejte název distribučního seznamu. Chcete-li odeslat e-mail na distribuční seznam, zadejte název seznamu do složky Na textové pole v okně nové zprávy.
-
Opustit Kontaktní skupina otevřené okno.
Přidejte členy do skupiny kontaktů aplikace Outlook
Po vytvoření a uložení skupiny přidejte kontakty do distribučního seznamu. Přidání kontaktů do skupiny kontaktů:
-
V Kontaktní skupina okno, přejděte na Kontaktní skupina záložka.
-
Vybrat Přidat členy > Z kontaktů aplikace Outlook.
-
V Vyberte Členové: Kontakty v dialogovém okně vyberte kontakt a vyberte Členové přidat tento kontakt do distribučního seznamu. Pokud kontakt není uveden, vyhledejte jej podle jména nebo e-mailové adresy. Pokud stále nemůžete kontakt najít, vyberte ikonu Adresář rozevírací šipka a vyberte jiný seznam.
-
Opakujte krok 3 pro každý z kontaktů, které chcete přidat do distribučního seznamu.
-
Vybrat OK.
-
V Kontaktní skupina v okně vyberte Uložit a zavřít.
Vytvořte nový kontakt v distribučním seznamu
Přidání příjemců, kteří nejsou ve vašem adresáři Outlooku, do skupiny kontaktů:
-
Přejít na Outlook Lidé a poklepejte na distribuční seznam.
-
V Kontaktní skupina okno, přejděte na Kontaktní skupina kartu a vyberte Přidat členy > Nový e-mailový kontakt.
-
V Zobrazované jméno do textového pole zadejte název kontaktu.
Pokud neznáte jméno kontaktu, zadejte jeho e-mailovou adresu nebo zadejte alias.
-
V Emailová adresa do textového pole zadejte e-mailovou adresu nového kontaktu.
-
Pokud nechcete přidat nového člena do adresáře, zrušte zaškrtnutí políčka Přidat do kontaktů zaškrtávací políčko.
-
Vybrat OK.
-
V Kontaktní skupina v okně vyberte Uložit a zavřít uložit změny do distribučního seznamu.
Jak sdílet skupinu kontaktů v aplikaci Outlook
Existují další lidé, kterým by prospělo, kdyby měli váš distribuční seznam? Místo toho, abyste je nastavili od začátku úplně stejnou skupinu kontaktů, sdílejte s nimi skupinu kontaktů. Je to stejně snadné jako odeslání přílohy e-mailu. Sdílení skupiny kontaktů:
-
Jít do Lidé z aplikace Outlook.
-
Poklepejte na distribuční skupinu, kterou chcete sdílet.
-
V Kontaktní skupina okno, přejděte na Kontaktní skupina kartu a vyberte Skupina vpřed > Jako kontakt aplikace Outlook.
Vybrat Ve formátu Internet (vCard) připojit textový soubor obsahující jména a adresy členů skupiny.
-
Adresujte zprávu osobě, které chcete obdržet distribuční seznam.
-
Vybrat Poslat.
Importujte skupinu kontaktů aplikace Outlook, která byla s vámi sdílena e-mailem
Pokud někdo vytvořil distribuční seznam v Outlooku a poslal vám jej e-mailem jako soubor kontaktů aplikace Outlook, importujte tento seznam do svého adresáře a použijte jej jako svůj vlastní.
-
Otevřete zprávu, která obsahuje připojený soubor kontaktů aplikace Outlook pro skupinu.
-
Vyberte rozevírací šipku přílohy.
-
Vybrat Otevřeno.
-
V Kontaktní skupina okno, přejděte na Soubor > Info.
-
Vybrat Přesunout do složky > Kopírovat do složky.
-
V Zkopírovat položku do v dialogovém okně vyberte Kontakty složku.
-
Vybrat OK.
-
S připraveným distribučním seznamem můžete začít posílat zprávy jeho členům.
Pokud chcete mít větší kontrolu nad svými distribučními seznamy, použijte kategorie kontaktů k vytvoření elegantních e-mailových seznamů.