Při používání aplikace PowerPoint nebo jiného prezentačního softwaru k technické prezentaci byste měli mít především tyto otázky:
- Jak technická by měla být tato prezentace?
- Mohu tyto informace uvést jasně a stručně?
Technická prezentace je nejobtížnějším typem prezentace. Vaše publikum může zahrnovat vysoce kvalifikované jednotlivce i ty, kteří nejsou dostatečně obeznámeni s pojmy nebo terminologií. Budete muset řešit oba styly učení. Analýza publika je sama o sobě důležitou dovedností a měla by být jednou z prvních položek vašeho kontrolního seznamu prezentace.
Dos
- Udržujte písma konzistentní ve stylu i velikosti v celé prezentaci.
- Používejte běžná písma, která jsou k dispozici na každém počítači, například Arial, Times New Roman nebo Calibri. Tímto způsobem nedojde k žádnému překvapení, pokud počítač použitý k prezentaci nemá nainstalované neobvyklé písmo, které jste vybrali, a proto nahradí jiné písmo.
- Zahrňte relevantní fotografie a grafiku, jako jsou jednoduché grafy nebo diagramy. Zvažte, zda publikum dokáže porozumět prezentovaným informacím, nebo zda je třeba graf/diagram pro zjednodušení zjednodušit.
- Zajistěte, aby byla grafika v dobré kvalitě, aby byly informace snadno dešifrovány v zadní části místnosti.
- Udělejte štítky na grafech dostatečně velké, aby je bylo možné číst na dálku.
- Na snímky použijte zvýšený kontrast. Zvažte vytvoření stejné prezentace ve dvou formátech – jedna prezentace s tmavým textem na světlém pozadí a druhá, duplicitní prezentace s použitím světlého textu na tmavém pozadí. Tímto způsobem jste připraveni na prezentaci velmi tmavé nebo velmi světlé místnosti a podle toho můžete vybrat vhodnou prezentaci.
- Omezte počet snímků na minimum. Prezentujte jen to, co je nutné, a nezahlcujte publikum příliš mnoha informacemi. Technické informace jsou dost těžko stravitelné.
- Na konci prezentace věnujte čas otázce.
- Vědět vše o svém tématu, abyste byli připraveni žádný otázka, která vyvstává, i když otázka nebyla zahrnuta v materiálu, který jste předložili.
- Připravte si podrobné podklady, které můžete po prezentaci rozdat. To umožňuje publiku později se zamyslet nad prezentací a informace jsou připraveny po ruce pro případná nezbytná následná opatření.
The Don’ts
- Nezaměňujte publikum s neorganizovanými diapozitivy, aby účel prezentace nebyl křišťálově jasný.
- Nepřeplňujte své publikum rušnými snímky. Vzpomeňte si na to staré klišé – „méně je více“.
- Na snímky nepoužívejte malé obrázky ani malý text. Myslete na ty lidi vzadu v místnosti.
- Nepoužívejte písma typu skript. Jsou notoricky obtížně čitelné v nejlepších časech, natož na obrazovce.
- Na každém snímku nepoužívejte více než tři nebo čtyři související body.
- Nepoužívejte efektní pozadí. Může to být hezké nebo dokonce na téma, ale text se bude špatně číst. Informace držte v jemné kulise.
- Nepřidávejte obrázky kvůli dekoraci. Ujistěte se, že je třeba poukázat na to, že jsou tyto informace pro diváka zřejmé.
- Nepoužívejte zvuky ani animace, pokud nemají zdůraznit pointu. I pak je to riskantní, protože mohou odvádět pozornost od hlavního zaměření prezentace.
- Nepoužívejte zkratky, pokud je neznají všichni členové publika.
- Nezahrnujte do grafu více než čtyři nebo pět položek. Přestože lze grafy aplikace Excel zobrazit tak, aby zobrazovaly velké detaily, prezentace pro tyto informace není místo. Držte se pouze důležitých faktů.