Pokud jste vlastníkem nebo manažerem obchodu, už přesně víte, jak důležité je mít správnou databázi. Od inventáře a expedice až po zaměstnance a zákazníky víte, že i pomalý den vyžaduje spoustu údržby dat. Skutečnou otázkou je, jaký druh databáze potřebujete? Doufejme, že jste se nepokusili udržovat tyto informace v aplikaci Microsoft Excel nebo podobné tabulkové aplikaci. Pokud máte, možná budete chtít začít se základní databází, jako je Microsoft Access, abyste mohli snadno přenést data do databáze. Druh a velikost obchodu, který provozujete, má velký rozdíl v tom, jaký druh databáze má největší smysl. Pokud je váš obchod pravidelně zřízen na farmářských trzích, máte velmi odlišné potřeby než kamenný obchod. Pokud prodáváte jídlo, budete muset jako součást inventáře sledovat data vypršení platnosti. Pokud je váš maloobchod online, budete muset sledovat informace o poplatcích, dopravě a kontrole. Existuje však celá řada věcí, které mají všechny obchody společné, například inventář a peněžní toky. Abychom vám pomohli určit nejlepší databázi pro vaše konkrétní potřeby, je zde několik věcí, které byste měli zvážit.
Informace ke sledování v databázi
Provozování maloobchodu vyžaduje sledování mnoha různých aspektů. Nejen, že musíte dávat pozor na inventář, ale také se musíte ujistit, že máte dostatek způsobů, jak vystavit zboží (jako jsou koše, věšáky, stojany a kufry), zásoby, které ukazují cenu zboží, účty, prodejní informace a informace o klientech. Je toho hodně co sledovat a díky databázím je správa vašeho obchodu mnohem jednodušší. Správa online obchodů může být obtížná, protože je třeba sledovat mnohem více, například dopravu. Díky databázi je podstatně snazší zvládnout všechny tyto různé aspekty, aniž byste museli neustále odkazovat na historii vašeho klienta nebo prodeje. Můžete dokonce exportovat informace, například zprávy, a nahrát je do své databáze, abyste nemuseli čelit problémům s ručním zadáváním.
Rozhodování, zda koupit nebo postavit
To, zda byste si měli koupit nebo vytvořit databázi, je velká otázka a záleží zcela na velikosti vaší firmy a na tom, kam ji chcete vzít. Pokud právě začínáte a máte čas na ruce (ale s velmi omezeným množstvím peněz), vytvoření vlastní databáze je skvělý způsob, jak ji přizpůsobit vašim jedinečným potřebám. To platí zejména v případě, že právě začínáte nakupovat online. Pokud spustíte databázi těsně před otevřením online maloobchodního obchodu, budete mít mnohem lepší přehled o svém inventáři a počátečním bodě. Jedná se o fantastická data, která mají snadno přístupnou daňovou sezónu, a pomáhá vám zůstat na vrcholu vašeho inventáře i údajů o klientech. Pokud máte větší podnik, zejména něco jako franšízu, nákup databáze pro vás bude fungovat lépe. Pomůže vám se vším, co byste jinak mohli zapomenout. Kurzy jsou, nebudete mít čas na vytváření a správu databáze, takže je nejlepší mít pokryté všechny základny. Postupně můžete kdykoli provádět vlastní úpravy.
Nalezení správného databázového programu
Pokud se rozhodnete koupit databázový program, budete muset strávit spoustu času zkoumáním různých možností. Existuje široká škála typů maloobchodních prodejen a databázový trh je přizpůsoben jedinečným potřebám těchto různých typů. Pokud pracujete s produkty a potravinami, potřebujete něco, co vám pomůže sledovat zboží podléhající rychlé zkáze. Pokud máte klenotnictví, budete muset být schopni sledovat pojištění cenných předmětů. Pro obchody, které mají online přítomnost a kamenné zařízení, určitě potřebujete něco, co pokrývá mnoho různých úhlů pro váš inventář, poplatky, daně a administrativní aspekty podnikání. Pokud vyprodáte určitou položku, budete o tom muset vědět včas, abyste ji mohli okamžitě označit jako vyprodanou pro online část obchodu. Než začnete, přemýšlejte o všem, co budete muset sledovat, a ujistěte se, že databáze, které považujete, obsahují tyto položky jako minimum. Na trhu je spousta databází, takže byste měli být schopni získat vše, co potřebujete, za velmi rozumnou cenu.
Vytvoření vlastní databáze
Pokud plánujete vytvoření vlastní databáze, budete muset určit, jaký program chcete použít. Microsoft Access má tendenci být go-to program, protože je výkonný a relativně levný. Můžete importovat a exportovat data z jiného softwaru Microsoft (což je neuvěřitelně užitečné, pokud sledujete informace v aplikaci Excel). Můžete také načíst své e-maily, prodejní dopisy a další dokumentaci (z Wordu i Outlooku) do databáze a vytvořit z nich šablony. Access má další výhodu v tom, že má značný počet bezplatných šablon a souborů, takže nemusíte začít úplně od nuly. Můžete si vybrat bezplatnou šablonu a poté provést nezbytné úpravy, aby vaše databáze obsahovala vše, co potřebujete.
Důležitost údržby
Bez ohledu na to, jak svou databázi získáte, budete ji muset udržovat, aby byla pro vás i nadále užitečná. Pokud nedržíte krok s věcmi, jako je inventář, adresy, změny fakturace nebo součty prodejů, databáze skončí jako další příslušenství bez účelu. Přemýšlejte o svých datech stejně, jako si myslíte o svém účetnictví. Pokud nebudete držet krok se všemi transakcemi a změnami, dostane vás to do problémů. Nemusíte mít IT osobu, která by to na začátku zvládla, i když to může být velmi užitečné. Čím větší je však váš obchod, tím více času budete muset věnovat údržbě a správě svých dat.