Pokud většinu dne trávíte zpracováním e-mailů, existuje spousta způsobů, jak Outlook používat efektivněji. Změňte výchozí hodnoty tak, aby odpovídaly způsobu vaší práce. Použijte klávesovou zkratku nebo dvě. Nastavte filtry pro automatizaci úkolů. A ujistěte se, že Outlook běží maximální rychlostí. Podívejte se na následující tipy a tajemství a získáte trochu času. Pokyny v tomto článku platí pro Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 a Outlook pro Microsoft 365.
Ukládejte zprávy jedním kliknutím
Dělejte rychleji, co děláte tak často. Nastavit akce jedním kliknutím pro snadnou správu e-mailů.
Zefektivněte konverzace
Neodkládejte své e-mailové složky zprávami, které jsou uvedeny jinde. Zjistěte, jak používat Outlook k automatickému čištění e-mailů. Outlook tyto redundantní e-maily přesune nebo odstraní za vás.
Znovu odeslat e-maily
Znovu odešlete e-mail v aplikaci Outlook a znovu použijete jeho obsah, předmět nebo příjemce, místo abyste začali prázdnou zprávou.
Udržujte soubory aplikace Outlook malé a pohotové
Pokud chcete, aby byl Outlook rychlý, udržujte velikost hlavního souboru PST malou. Soubor PST je místo, kde Outlook ukládá e-maily, kontakty, kalendáře a další. Jedním ze způsobů, jak udržet malý soubor PST, je například přesunout starou poštu do samostatného archivního souboru.
Nastavte automatickou odpověď mimo kancelář nebo dovolenou
Nechte Outlook odpovídat vaším jménem, když jste pryč a nebudete moci odpovědět na váš e-mail. To vám ušetří čas nejen při dohánění dovolené, ale i každý pracovní den.
Přesuňte e-mail rychle do jakékoli složky
Pokud jste pro složku nenastavili ukládání jedním kliknutím, Outlook má další způsob, jak rychle přesouvat e-maily do složek. Zprávy můžete přenášet například pomocí klávesnice nebo praktického tlačítka na pásu karet.
Vytvářejte a používejte e-mailové šablony
Když vytváříte podobné zprávy různým příjemcům, uložte jeden z těchto e-mailů jako šablonu v Outlooku pro budoucí použití. Stejný nebo podobný e-mail budete posílat opakovaně se záviděníhodnou rychlostí.
Změňte výchozí tvář a velikost písma aplikace Outlook
Pokud si myslíte, že písmo, které Outlook používá při psaní zprávy nebo čtení e-mailu, je příliš široké, vysoké, malé, malé, velké nebo modré, změňte jej. Zjistěte, jak nastavit přesné písmo, styl písma a barvu, které se mají ve výchozím nastavení používat pro e-maily v aplikaci Outlook.
Odstranit a ztlumit konverzaci
Když zjistíte, že se brodíte e-maily a konverzacemi, které jsou naprosto irelevantní, Outlook vám může pomoci. Zjistěte, jak pomocí Outlooku smazat celou konverzaci a nechat Outlook automaticky odstraňovat budoucí e-maily ve stejném vlákně.
Filtrujte poštu jednoho odesílatele automaticky do konkrétní složky
Začněte s jakýmkoli e-mailem a nastavte filtr aplikace Outlook, který automaticky přesune všechny budoucí zprávy od stejného odesílatele do konkrétní složky.
Najděte související zprávy
V aplikaci Outlook je snadné najít všechny související zprávy. Stačí vyhledat jméno kontaktu nebo slova v předmětu. Outlook uvádí každou zprávu, která odpovídá vašim hledaným výrazům.
Nastavte výchozí účet pro nové e-maily
Ujistěte se, že nové zprávy, které vytvoříte, začínají s největší pravděpodobností z e-mailové adresy vybrané v aplikaci Outlook.
Hledat uvnitř zprávy
Chcete něco najít v dlouhém e-mailu? Zjistěte, jak pomocí Outlooku prohledávat text uvnitř e-mailové zprávy.
Naplánujte si pozdější doručování e-mailů
Můžete dát Outlooku pokyn, aby odesílal zprávy pouze k určitému datu nebo později. To je užitečné pro pravidelně se vyskytující události, jako je týdenní oznámení o schůzce.
Rychle obnovte zprávu
Právě jste smazali e-mail v Outlooku, který nebyl připraven přejít do složky Odstraněná pošta? Zde je jednoduchý způsob, jak tento e-mail okamžitě získat zpět.
Nastavit distribuční seznamy
Vytvořte si vlastní e-mailové konference v Outlooku a snadno odesílejte zprávy skupinám lidí, aniž byste museli zadávat všechny e-mailové adresy.
Odstranit přílohy ze zpráv
Ponechat zprávu; ztratit svou velkou velikost. Zjistěte, jak pomocí Outlooku odebírat připojené soubory (poté, co je uložíte jinde) z e-mailových zpráv. Velikost poštovní schránky můžete výrazně oříznout.
Rychle vyhledejte všechny zprávy od odesílatele
Outlook vyhledá všechny zprávy od konkrétního odesílatele a pomocí tohoto tipu vám je rychle zobrazí.
Vytvořte složku „Všechny zprávy“
Zobrazit všechny odeslané, přijaté, archivované a uložené e-maily pro účet na jednom místě v Outlooku.
Nechte si zvýraznit Outlook, který vám bude zaslán pouze
Pokud jste jediným příjemcem e-mailu, je zpráva obvykle důležitější, než když jste jedním z tuctu lidí. Zjistěte, jak může aplikace Outlook v řádku Komu zvýraznit zprávy, které obsahují pouze vás.
Upravit přijaté e-mailové zprávy
Místo toho, abyste si přeposílali e-maily nebo si dělali poznámky jinde v Outlooku nebo mimo ně, můžete upravit jakýkoli přijatý e-mail a přidat vlastní text.
Automaticky Kopírovat: Všechny zprávy, které odešlete
Outlook může odeslat kopii každé zprávy, kterou vytvoříte, na jinou e-mailovou adresu.
Rozšiřte Outlook pomocí časově úsporných doplňků
Doplňky, jako jsou ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen a Auto-Mate, mohou vylepšit pracovní postup aplikace Outlook tím, že vám poskytnou správné informace na dosah ruky, inteligentně filtrují a automatizují opakující se úkoly.