Termín groupware se vztahuje na několik typů softwaru pro spolupráci. S důrazem na interoperabilitu a kolektivní práci v prostředí více uživatelů funguje groupware jako portál, ze kterého uživatelé vytvářejí a aktualizují dokumenty řízené verzí, spravují online obsah, sdílejí aktiva, jako jsou kalendáře a doručené pošty, a konferují prostřednictvím funkcí chatu a zasílání zpráv.
Co znamená Groupware?
V některých případech je groupware samostatný nástroj, stejně jako u platformy OnlyOffice pro spolupráci na dokumentech nebo platformy Intuit Quick Base pro správu dat. V ostatních případech groupware funguje jako systém pro správu obsahu (jako WordPress) nebo jako plnohodnotný intranet (jako SharePoint). Termín groupware zahrnuje velmi široké a velmi specifické softwarové implementace. Společné pro každou definici je však to, že více než jeden uživatel spolupracuje ve stejném prostředí pomocí stejných nástrojů a procesů.
Výhody a vlastnosti groupware
Groupware umožňuje pracovníkům na místě a geograficky rozptýleným členům týmu vzájemně spolupracovat přes internet nebo intranet. Tyto softwarové aplikace obvykle poskytují mnoho výhod:
- Ověřování a protokolování: Standardní způsoby přístupu k groupware, protokoly o tom, kdo co dělá, a záznamy, které splňují zákonné požadavky na zjišťování.
- Sdělení: Nástroje chatu, diskusní skupiny se závitem a soukromé poštovní schránky.
- Interaktivní práce: Ankety, úpravy souborů v reálném čase a sdílená správa úkolů.
- Viditelnost: Centrální úložiště souborů a informačních prostředků podporované robustním vyhledávacím nástrojem.
- Koordinované pracovní toky: Procesy spravované groupwarem, které zpracovává schválení, kontroly a korektury, jakož i podporu procesů řízení projektů.
- Správa podnikových znalostí: Interní wiki, chráněné referenční dokumenty, skupinové záložky, sdílená úložiště hesel a historie řízení verzí.
- Sociální angažovanost a řízení reputace: Skupiny uživatelů, odznaky profilu, přizpůsobení profilu uživateli, gamifikace prostřednictvím uživatelských úrovní a soutěže o zapojení uživatelů.
Z používání groupwaru těží nejen zaměstnanci velkých společností; pro podnikatele a nezávislé pracovníky tyto nástroje umožňují snadné sdílení souborů, spolupráci a komunikaci na projektech se vzdálenými klienty, a to vše z pohodlí domácí kanceláře. Různá groupwarová řešení podporují různé funkce. Většina prostředí groupware nenabízí všechny výše uvedené funkce, ale mnoho z nich nabízí podmnožinu v různých kombinacích.
Groupware Software Příklady
IBM Lotus Notes (nebo Lotus Software na webových stránkách IBM Lotus) byla softwarová sada rané spolupráce a stále se používá v mnoha kancelářích. Microsoft SharePoint je další významné groupwarové řešení, které je dobře zavedené ve velkých podnicích. Mezi hlavní komplexní balíčky groupware, nad rámec nabídek od IBM a Microsoft, patří:
- G-Suite: platforma společnosti Google pro e-mail, dokumenty a sociální spolupráci.
- Zoho One: Sada zaměřená na podnikání pro malé a střední společnosti.
- Salesforce: Platforma pro správu vztahů se zákazníky.
Rozkvétající ekosystém groupwaru s případy cíleného použití navíc nabízí flexibilitu při hledání nejlepších řešení pro použití s nebo namísto dražší komplexní groupwarové sady:
- Basecamp: Populární placený nástroj pro správu projektů.
- Pokec: Nabízí bezplatný, ale omezený účet a placené účty.
- Xero: Nabízí kompletní online účetní systém v cloudu.
- WordPress: Bezplatná platforma pro webový obsah.