Hromadná korespondence je nástroj Microsoft Word, který umožňuje snadno upravit jednu část dokumentu pomocí jedinečných datových prvků. Řekněme například, že chcete napsat prázdninový dopis a poslat ho 20 lidem. Můžete napsat dopis a vytvořit hromadnou korespondenci a vytisknout jej s 20 různými pozdravy (Dear Sue, Dear Jack, Dear Peggy atd.). Hromadná korespondence funguje propojením databáze s vaším dokumentem. Databáze obsahuje jedinečné prvky (Sue, Jack, Peggy atd.) A dokumentem je váš dopis, faktura, sada štítků nebo jiný soubor. Hromadná korespondence vám ušetří čas a námahu, protože automatizuje proces zadávání jedné jedinečné části dat do dokumentu.
Použití hromadné korespondence
Hromadnou korespondenci můžete použít k vytvoření jakéhokoli typu tištěného dokumentu i elektronických dokumentů. Zde je několik příkladů typů dokumentů:
- Katalogy
- Zásoby
- Faktury
- Štítky
- Obálky
- A samozřejmě dopisy
Kromě úspory času může hromadná korespondence zvýšit účinnost dokumentů, které vytvoříte. Například přizpůsobením písmen konkrétními jmény nebo jinými prvky získáte vyleštěný osobní obrázek.
Anatomie hromadné korespondence
Jak již bylo zmíněno výše, hromadná korespondence se skládá ze dvou hlavních částí: dokumentu a zdroje dat nebo databáze Word vám zjednoduší práci tím, že vám umožní používat jako zdroje dat další aplikace Office, jako je Excel nebo Outlook. Pokud máte plnou sadu Office, je snadné a pohodlné použít některou z těchto aplikací jako zdroj dat. Můžete například použít kontakty, které jste již zadali do Outlooku, což vám ušetří potíže s jejich opětovným zadáváním v aplikaci Word. Stávající tabulka aplikace Excel vám poskytuje ještě větší flexibilitu vašich dat. Pokud máte pouze Word, můžete stále používat funkci hromadné korespondence. Word má schopnost vytvářet vlastní plně přizpůsobitelný zdroj dat.
Nastavení hromadné korespondence
Hromadná korespondence se může zdát komplikovaná a složitá. Word však zjednodušuje nastavení pro běžné použití s průvodci, kteří vás provedou procesem propojení dokumentu s databází. Obecně můžete celý proces dokončit v méně než 10 krocích, včetně nalezení a opravy chyb. To je méně, než kolik by vyžadovala ruční příprava dokumentu, a mnohem méně času a potíží.