SharePoint je platforma pro spolupráci Microsoftu, podobně jako Disk Google, a ještě mnohem více. Je to místo, kde mohou členové týmu komunikovat, vyměňovat si údaje a spolupracovat; sdílené úložiště souborů, blog, systém správy webového obsahu a intranet. Informace a pokyny v tomto článku platí pro SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 a SharePoint Server 2010.
SharePoint jako vylepšený souborový disk
Před několika lety měla špičková spolupráce společnosti Microsoft dvě součásti: Exchange, který podporoval e-maily a sdílené kalendáře, a síťové souborové jednotky. Tyto disky, které si možná pamatujete, obsahovaly písmena jednotek jako „S“ a „X“, soubory, ke kterým měl přístup celý váš tým, ale pouze jedna osoba je mohla upravovat najednou. Jako řešení je můžete zkopírovat do místního počítače a upravit tam. To by někdy vedlo ke zmatku, spoustě přepsání a záhadným názvům souborů. Společnost Microsoft vytvořila SharePoint, který poskytoval několik výhod:
- Správa verzí souborů: To znamená, že byste mohli mít jeden soubor „Our Important Report.doc“. SharePoint by spravoval „revizi 1“, „revizi 2“ atd. Poskytoval dokonce funkci komentování, takže byste mohli popsat, jaké změny tato revize zavedla, např. „Obsahuje Aaronovy komentáře“.
- Check-in / Check-out: Možnost uživatele uzamknout soubor před změnami jiného uživatele. Pokud se někdo pokusil o přístup k souboru, který si rezervoval jiný uživatel, služba SharePoint by jej vyzvala k lokálnímu stažení, ale zároveň upozorní, že jakékoli provedené změny nemusí být synchronizovány s tím, co aktuální uživatel právě dělá. To poskytlo jednoduchý pracovní postup, při kterém by alespoň někdo měl počkat, až druhá osoba dokončí. Novější verze dokonce nabízejí oznámení osobě, když se soubor uvolní.
- Výkonné indexování a vyhledávání: To se stalo základním kamenem, protože svět si zvykl na Googling všeho. Pryč byly dny, kdy jste se museli prohrabovat tuctem úrovní složek a doufat, že jste si je pamatovali správně.
- Webové rozhraní: To v kombinaci s vylepšeným vyhledáváním učinilo ze SharePointu jednotné kontaktní místo pro spolupráci na podnikovém obsahu.
- Integrace s Windows Apps: Možnost získat soubor ze služby SharePoint pomocí Soubor > Otevřeno dialogy zobrazené v programech Windows, jako je Microsoft Office.
Chytrým tahem si Microsoft také zachoval starý koncept souborové jednotky, což znamená, že můžete otevřít soubor Excel z vaší jednotky „X“, upravit jej a potom uložit, stejně jako dříve. Na pozadí by však SharePoint soubor zkontroloval za vás, poté jej zkontrolovat zpět a zformátovat jej za vás. Tyto funkce stále existují a fungují dobře, ale SharePoint je dnes více než jen efektní souborová jednotka.
Microsoft 365 a SharePoint Collaboration Platform
Vzhledem k tomu, že Google, Apple, DropBox a další vylepšily možnosti svých cloudových služeb, Microsoft pracoval sám. Jednoduché sdílení souborů převzala nová služba sdílení souborů s názvem SkyDrive (nyní OneDrive). Díky tomu se SharePoint stal důležitou součástí produktu Microsoftu 365, který spojil cloudovou spolupráci s předplatným přístupem k Office. SharePoint je platforma webového obsahu, ale ne přesně WordPress nebo Squarespace, které pravděpodobně spojujete s tímto výrazem. Pomocí SharePointu můžete vytvářet stránky a publikovat je jako web, ale můžete také vytvořit web pro tým oddělení a poté do něj umístit webové části, které mohou zahrnovat blog s oznámeními, seznam členů týmu ze serveru Exchange, knihovnu dokumentů a mřížka poháněná sešitem aplikace Excel. Jako webový CMS zaměřený na veřejnost to bylo přiměřené, ale jako intranet, který by mohl ukázat kousky podnikových dat, to bylo docela v pohodě.
Co je SharePoint dnes?
Dnešní SharePoint staví na svých silných stránkách a je kompatibilní s Windows, macOS, Android, iOS a webovými prohlížeči. Zachovává stejný koncept webu, ale nedávné verze zavedly možnost přidávat aplikace na tento web. Vývojáři třetích stran mají dokonce tržiště, kde mohou nabízet své vlastní.
SharePoint je jako domácí základna vašeho týmu, kde můžete shromažďovat soubory, diskuse, oznámení a téměř jakoukoli jinou formu spolupráce, kterou si dokážete představit.
Tipy, jak používat SharePoint
- SharePoint je k dispozici jako součást Microsoft 365, ale pouze pro obchodní účty. To znamená, že tyto účty lze mít za pouhých 5 $ měsíčně.
- Ústředním konceptem SharePointu je web. Nejprve musíte nastavit web, poté na něj můžete přidat obsah nebo widgety.
- Zatímco SharePoint býval CMS podobně jako WordPress, kde zadáváte obsah a byl publikován na veřejném webu, verze Microsoft 365 se běžněji používá jako prostor pro spolupráci.