Jak nastavit automatické odpovědi v aplikaci Outlook

Co je třeba vědět

• Účet, který není Exchange: Vytvořte novou šablonu e-mailové zprávy a poté vytvořte pravidlo pro odeslání automatické odpovědi.
• Výměnný účet: Soubor > Info > Automatické odpovědi > Posílejte automatické odpovědi > napsat zprávu> vyberte počáteční a koncový čas> OK.
• Na Outlook.com: Nastavení > Zobrazit všechna nastavení Outlooku > Pošta > Automatické odpovědi > Zapněte automatické odpovědi > skládat> Uložit.

Tento článek vysvětluje, jak vytvořit zprávu odpovědi mimo kancelář pro Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook pro Microsoft 365 a Outlook.com, v závislosti na typu účtu, který používáte. Vysvětluje také, jak zjistit, zda máte účet Exchange.

Jak nastavit automatické odpovědi v aplikaci Outlook

Efektivní automatická odpověď mimo kancelář v Outlooku zajistí, že když jste pryč, lidé vědí, že jste nedostupní, když se vrátíte, a co by měli dělat, pokud mají problém, který vyžaduje okamžitou pozornost. Nastavení odpovědi mimo kancelář v aplikaci Outlook se liší v závislosti na tom, zda je váš e-mailový účet na serveru Microsoft Exchange nebo zda je to e-mailový účet IMAP nebo POP (například běžné e-mailové služby, jako je Gmail, Yahoo Mail a další).

Jak zjistit, zda máte účet Exchange

Pokud si nejste jisti, zda používáte aplikaci Outlook s účtem Exchange, podívejte se do stavového řádku ve spodní části okna aplikace Outlook. Pokud používáte účet Exchange, ve stavovém řádku se zobrazí Připojeno k: Microsoft Exchange.

Vytvořte si svou šablonu e-mailu s automatickými odpověďmi

Chcete-li nastavit automatickou odpověď v Outlooku pro e-mailový účet IMAP nebo POP (pro Exchange viz dále níže), použijte funkci pravidel Outlooku. Začněte vytvořením šablony e-mailu pro e-mail s automatickou odpovědí, který bude odeslán příjemcům, když jste pryč.

1. Vybrat Nový Email.

   

2. Zadejte Předmět pro e-mail a text zprávy informující příjemce, že nejste k dispozici. Dejte příjemcům vědět, kdy od vás mohou očekávat osobní odpověď, a uvědomte si, kolik informací odhalíte ve své automatické odpovědi, protože odhalení příliš velkého množství informací může představovat riziko.

3. Po dokončení psaní automatické odpovědi vyberte Soubor.

   

4. Vybrat Uložit jako.

   

5. Vybrat Uložit jako typ rozevírací šipka a vyberte Šablona aplikace Outlook.

   

6. Aplikace Outlook ve výchozím nastavení používá předmět šablony jako název v souboru Název souboru Textové pole. Změňte to na cokoli, co vám vyhovuje, abyste věděli, že je to váš soubor šablony e-mailové šablony mimo kancelář.

7. Vybrat Uložit.

   

8. Zavřete okno zprávy.

Vytvořte pravidlo automatické odpovědi mimo kancelář

Dalším krokem pro e-mailové účty IMAP nebo POP je nastavení pravidla aplikace Outlook. Toto pravidlo odešle odpověď pomocí šablony, kterou jste vytvořili v předchozí části.

1. Vybrat Soubor > Info.

   

2. Vybrat Spravujte pravidla a upozornění.

   

3. Vybrat Pravidla e-mailu záložka.

   

4. Pod Použít změny v této složce, vyberte e-mailový účet, pro který vytváříte automatickou odpověď. V pozdějším kroku budete mít možnost použít nové pravidlo na všechny účty.

5. Vybrat Nové pravidlo.

   

6. V Začněte od prázdného pravidla části, vyberte Použít pravidlo na zprávy, které dostávám.

   

7. Vybrat další.

8. Pod Krok 1: Vyberte podmínky, vybrat Kde je moje jméno v poli Komu zaškrtávací políčko. Pravidlo automatické odpovědi odpoví na veškerou příchozí poštu, pokud zrušíte zaškrtnutí všech políček podmínek.

   

9. Vybrat další.

10. Pod Krok 1: Vyberte akce, vybrat odpovědět pomocí konkrétní šablony zaškrtávací políčko.

    

11. Pod Krok 2: Upravte popis pravidla (klikněte na podtrženou hodnotu), vybrat A konkrétní šablona odkaz.

    

12. Vybrat Podívejte se do rozevírací šipka a poté vyberte Uživatelské šablony v systému souborů.

    

13. Zvýrazněte šablonu, kterou jste vytvořili.

    

14. Vybrat Otevřeno.

15. V Průvodce pravidly v dialogovém okně vyberte další.

16. Pod Krok 1: Vyberte výjimky, vybrat kromě případů, kdy se jedná o automatickou odpověď zaškrtávací políčko.

    

17. Vybrat další.

18. Pod Krok 1: Zadejte název tohoto pravidla, zadejte název pravidla automatické odpovědi.

19. Pod Krok 2: Nastavení možností pravidla, vybrat Zapněte toto pravidlo zaškrtávací políčko, pokud chcete aktivovat automatickou odpověď. Pokud nyní nechcete, aby byla automatická odpověď aktivní, zrušte zaškrtnutí políčka. Pokud máte více e-mailových účtů, ve kterých chcete použít tohoto automatického odpovídače, vyberte ikonu Vytvořte toto pravidlo pro všechny účty zaškrtávací políčko.

20. Vybrat Dokončit.

21. V Pravidla a upozornění v dialogovém okně vyberte OK.

Outlook odešle automatickou odpověď na adresu každého přijatého e-mailu jednou za relaci; druhá automatická odpověď se odešle po zavření a opětovném otevření Outlooku.

Jak povolit a zakázat automatické odpovědi pro e-mailové účty IMAP a POP

U e-mailových účtů IMAP a POP povolte automatickou odpověď, kdykoli ji potřebujete. Jít do Soubor > Spravujte pravidla a upozornění > Pravidla e-mailu, zaškrtněte políčko vedle pravidla automatického odpovídání a poté vyberte OK. Chcete-li respondéra deaktivovat, zrušte zaškrtnutí políčka a poté vyberte OK.

Automatické odpovědi pro účty Microsoft Exchange

Pokud je vaším e-mailovým účtem účet Microsoft Exchange (účet Outlook.com můžete nastavit jako účet Exchange v aplikaci Outlook), můžete nastavit automatickou odpověď mimo kancelář přímo na serveru. Pro Outlook 2019, 2016 a Outlook pro Microsoft 365 postupujte takto.

1. Vybrat Soubor > Info.

2. Vybrat Automatické odpovědi.

   

3. Vybrat Posílejte automatické odpovědi. Do textového pole zadejte svou automatickou odpověď. Chcete-li zakázat automatickou odpověď, přejděte na Automatické odpovědi dialogové okno a vyberte Neposílejte automatické odpovědi. Automatické odpovědi se již neposílají.

4. Volitelně, set časovém rámci, během kterého chcete, aby byla aktivní automatická odpověď. Vybrat Odesílat pouze v tomto časovém rozsahu zaškrtávací políčko. Poté nastavte Doba spuštění a Čas ukončení. Automatickou odpověď obdrží pouze zprávy přijaté v tomto rozsahu.

5. Pokud pracujete ve společnosti nebo organizaci, můžete mít pro automatické odpovědi další možnosti:

   • Uvnitř mé organizace: Tato zpráva je odeslána na zprávy přijaté od ostatních uvnitř stejné společnosti nebo organizace jako vy.
   • Mimo moji organizaci: Zpráva je odeslána lidem mimo vaši organizaci. Vybrat Automatická odpověď lidem mimo moji organizaci zaškrtávací políčko.

   S automatickými odpověďmi jsou spojena bezpečnostní rizika.

6. Vybrat OK.

Nástroje a doplňky pro automatickou odpověď aplikace Outlook

Místo ručního nastavení pravidla v Outlooku použijte doplněk, jako je Mail Responder pro Outlook nebo nástroje, jako je Email Responder (FreeBusy) nebo Správce automatických odpovědí. Tyto nástroje inteligentně odesílají pouze nezbytné odpovědi mimo kancelář. Chcete-li udržovat odpovědi mimo kancelář centrálněji na serveru Exchange (včetně šablon obsahujících pole sloučená se službou Active Directory), vyzkoušejte Symprex Out-of-Office Manager.

Jak zapnout automatické odpovědi na Outlook.com

Povolení automatických odpovědí na Outlook.com je jednoduchý proces. Tato funkce nenabízí tolik možností jako software Outlook, ale je snadno použitelná.

1. Na stránce Outlook.com Mail vyberte Nastavení > Zobrazit všechna nastavení Outlooku.

   

2. Vybrat Pošta > Automatické odpovědi.

   

3. Zapnout Zapněte automatické odpovědi přepnout. Chcete-li vypnout automatické odpovědi, vypněte Automatické odpovědi zapnuty přepnout.

   

4. Volitelný: Vybrat Odpovědi zasílejte pouze během určitého časového období zaškrtávací políčko. Uveďte Doba spuštění a Čas ukončení. Automatické odpovědi se odesílají pouze během tohoto časového rámce.

5. Když jsou povoleny automatické odpovědi, zadejte zprávu, kterou chcete odeslat.

   

6. Volitelně vyberte Odpovědi zasílejte pouze kontaktům zaškrtávací políčko pro zasílání automatických odpovědí pouze na lidi a e-mailové adresy ve vašich kontaktech na Outlook.com.

7. Vybrat Uložit.