Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel

Co je třeba vědět

• Otevřete dva prázdné sešity aplikace Excel s názvem source.xlsx a drop-down-list.xlsx.
• Zadejte možnosti pro rozevírací seznam ve zdrojovém dokumentu. Zadejte téma, na které se seznam vztahuje, v dokumentu rozevíracího seznamu.
• Vytvořte dva pojmenované rozsahy – jeden pro položky seznamu a jeden v sešitu, kde je seznam – a propojte je.

Tento článek vysvětluje, jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel. Zahrnuje informace o použití seznamu pro možnosti ověření dat, pro ochranu rozevíracího seznamu a pro provádění změn v rozevíracím seznamu. Pokyny platí pro Excel 2019, 2016, 2013, 2010 a Excel pro Microsoft 365.

Zadání dat k vytvoření rozevíracího seznamu

Když do buňky v aplikaci Excel přidáte rozevírací seznam, zobrazí se vedle ní šipka. Kliknutím na šipku otevřete seznam, abyste mohli vybrat jednu z položek a vstoupit do buňky. Pokud například používáte tabulku ke sledování RSVP pro událost, můžete tento sloupec filtrovat podle Ano, Ne a Ještě neodpovězeno. Data použitá v seznamu mohou být umístěna na stejném listu jako seznam, na jiném listu ve stejném sešitu nebo v jiném sešitu. V tomto příkladu používá rozevírací seznam seznam položek umístěných v jiném sešitu. Mezi výhody této metody patří centralizace dat seznamu pro více uživatelů a jejich ochrana před náhodnými nebo úmyslnými změnami.

1. Otevřete dva prázdné sešity aplikace Excel.

2. Uložte jeden sešit s názvem zdroj.xlsx. Tento sešit bude obsahovat data pro rozevírací seznam.

3. Uložte druhý sešit s názvem rozevírací seznam.xlsx. Tento sešit bude obsahovat rozevírací seznam.

4. Po uložení nechte oba sešity otevřené.

5. Zadejte data, jak je uvedeno níže do buňky A1 na A4 z zdroj.xlsx sešit, jak je vidět na tomto obrázku.

6. Uložte sešit a nechte ho otevřený.

7. Zadejte data, jak je znázorněno na obrázku do buňka B1 z rozevírací seznam.xlsx pracovní sešit.

8. Uložte sešit a nechte ho otevřený.

Když jsou data seznamu v samostatném sešitu, musí být obě otevřena, aby se seznam aktualizoval.

Data pro buňky A1 až A4 ve zdroji.xlsx

• A1 – Perník
• A2 – Citron
• A3 – Ovesné vločky rozinky
• A4 – Čokoládový čip

Data pro buňku B1 v rozevíracím seznamu.xlsx

• B1 – Typ souboru cookie:

Vytváření dvou pojmenovaných rozsahů

Pojmenovaný rozsah umožňuje odkazovat na konkrétní rozsah buněk v sešitu aplikace Excel. Pojmenované rozsahy mají v aplikaci Excel mnoho použití, včetně vzorců a při vytváření grafů. Ve všech případech musíte místo rozsahu odkazů na buňky označujících umístění dat v listu použít pojmenovaný rozsah.

Pokud používáte rozevírací seznam z jiného sešitu, musíte použít dva pojmenované rozsahy. Jeden je pro položky seznamu a druhý je v sešitu, kde je rozevírací seznam – tento pojmenovaný rozsah odkazuje na jeden v prvním sešitu.

První pojmenovaný rozsah

1. Vyberte buňky A1 na A4 z zdroj.xlsx sešit k jejich zvýraznění.

2. Klikněte na Rámeček se jménem umístěný výše sloupec A.

3. Typ Soubory cookie v Rámeček se jménem.

4. zmáčkni Enter na klávesnici.

5. Buňky A1 na A4 z zdroj.xlsx sešit má nyní název rozsahu Soubory cookie.

6. Uložit sešit.

Druhý pojmenovaný rozsah

Druhý pojmenovaný rozsah nepoužívá odkazy na buňky z rozevírací seznam.xlsx pracovní sešit. Místo toho odkazuje na Soubory cookie název rozsahu v zdroj.xlsx sešit, který je nezbytný, protože Excel pro pojmenovaný rozsah nepřijme odkazy na buňky z jiného sešitu. Bude to však kromě jiného názvu rozsahu.

Vytvoření druhého pojmenovaného rozsahu se proto neprovádí pomocí Rámeček se jménem ale pomocí Definovat název možnost umístěná na Vzorce záložka z stuha.

1. Klikněte na buňka C1 v rozevírací seznam.xlsx pracovní sešit.

2. Klikněte na Vzorce> Definovat název na stuha otevřít Definujte jméno dialogové okno.

3. Klikněte na Nový tlačítko pro otevření Nové jméno dialogové okno.

4. Typ Data v název čára.

5. V Odkazuje na typ čáry = ‚source.xlsx‘! Soubory cookie

6. Klepněte na OK k dokončení pojmenovaného rozsahu a návratu do dialogového okna Definovat název.

7. Klepněte na Zavřít zavřít Definujte jméno dialogové okno.

8. Uložit sešit.

Použití seznamu pro ověření dat

Všechny možnosti ověření dat v aplikaci Excel, včetně rozevíracích seznamů, se nastavují pomocí dialogového okna ověření dat. Kromě přidání rozevíracích seznamů do listu lze pomocí ověření dat v aplikaci Excel také řídit nebo omezit typ dat, která mohou uživatelé zadávat do konkrétních buněk v listu.

1. Klikněte na buňka C1 z rozevírací seznam.xlsx sešit, aby se stal aktivní buňkou – zde bude rozevírací seznam.

2. Klikněte na Data záložka z stuha nabídka nad listem.

3. Klikněte na Ověření dat ikona na stuha otevřete rozevírací nabídku. Vybrat Ověření dat volba.

4. Klikněte na Nastavení záložka v Data Validace dialogové okno.

5. Klikněte na šipka dolů na konci Dovolit řádku otevřete rozevírací nabídku.

6. Klikněte na Seznam vyberte rozevírací seznam pro ověření dat v buňka C1 a aktivovat Zdroj řádek v dialogovém okně.

7. Protože zdroj dat pro rozevírací seznam je v jiném sešitu, jde druhý pojmenovaný rozsah do Zdroj řádek v dialogovém okně.

8. Klikněte na Zdroj čára.

9. Typ = Data v Zdroj čára.

10. Klepněte na OK k dokončení rozevíracího seznamu a zavřít the Ověření dat dialogové okno.

11. Malý dolů šipka ikona by se měla objevit na pravé straně buňka C1. Kliknutím na šipku dolů otevřete rozevírací seznam obsahující čtyři zadané názvy souborů cookie buňky A1 na A4 z zdroj.xlsx pracovní sešit.

12. Kliknutím na jedno z jmen v rozevíracím seznamu byste měli toto jméno zadat do buňka C1.

Změna rozevíracího seznamu

Vzhledem k tomu, že tento příklad použil pojmenovaný rozsah jako zdroj pro naše položky seznamu namísto skutečných názvů seznamů, změna názvů souborů cookie v pojmenovaném rozsahu v buňky A1 na A4 z zdroj.xlsx sešit okamžitě změní názvy v rozevíracím seznamu. Pokud jsou data zadána přímo do dialogového okna, provedení změn v seznamu zahrnuje návrat do dialogového okna a úpravu zdrojového řádku. Postupujte podle následujících pokynů Citrón na Sušenka v rozevíracím seznamu změnou údajů v buňka A2 pojmenovaného rozsahu v zdroj.xlsx pracovní sešit.

1. Klikněte na buňka A2 v zdroj.xlsx sešit, aby se stal aktivní buňkou.

2. Typ Sušenka do buňka A2 a stiskněte Enter na klávesnici.

3. Klikněte na šipka dolů pro rozevírací seznam v buňka C1 z rozevírací seznam.xlsx pracovní sešit.

4. Položka 2 v seznamu by nyní měl číst Sušenka namísto Citrón.

Možnosti ochrany rozevíracího seznamu

Vzhledem k tomu, že data v tomto příkladu jsou na jiném listu než rozevírací seznam, jsou k dispozici možnosti ochrany dat seznamu:

• Ochrana listu zamykáním buňky A1 na A4 na list 2
• Vyžadování hesla k úpravě sešitu
• Otevření sešitu jako Pouze ke čtení