Máte obrovskou tabulku Excel, ze které nemůžete dělat hlavy ani ocasy?
Je čas uspořádat seznam kontaktů do databáze Microsoft Access. Je to mnohem jednodušší, než si dokážete představit, a výsledky vás určitě potěší. Tento výukový program vás provede celým procesem krok za krokem.
Pokud nemáte vlastní tabulku a chcete postupovat společně s výukovým programem, můžete si stáhnout ukázkový soubor aplikace Excel, který se používá ke generování tohoto kurzu.
Vytvořte novou databázi Access 2013
Pokud nemáte existující databázi, kterou používáte k ukládání kontaktních informací, pravděpodobně budete chtít vytvořit novou databázi od nuly. Chcete-li to provést, vyberte ikonu Ikona prázdné plochy databáze na obrazovce Začínáme s Microsoft Office Access. Zobrazí se výše uvedená obrazovka. Zadejte databázi s názvem, vyberte Vytvořit tlačítko a budete v podnikání.
Zahajte proces importu do aplikace Excel
Vybrat Záložka Externí data v horní části obrazovky Přístup a poklepejte na ikonu Tlačítko Excel zahájíte proces importu do aplikace Excel.
Vyberte zdroj a cíl
Dále se zobrazí obrazovka uvedená výše. Vybrat Tlačítko Procházet a přejděte na soubor, který chcete importovat. Jakmile najdete správný soubor, vyberte Tlačítko Otevřít. Ve spodní polovině obrazovky se zobrazí možnosti cíle importu. V tomto kurzu se zajímáme o převod existující tabulky aplikace Excel do nové databáze Access, takže si vybereme Importujte zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi
Další možnosti na této obrazovce umožňují:
- Propojte svou databázi s listem aplikace Excel, aby se změny ve zdrojovém listu projevily v databázi.
- Importujte data do existující databázové tabulky.
Jakmile vyberete správný soubor a možnost, vyberte OK pokračovat.
Vyberte záhlaví sloupců
Zajistěte, aby První řádek obsahuje záhlaví sloupců Toto políčko je vybráno, pokud má první řádek tabulky názvy sloupců dat, například Příjmení, Jméno a Adresa. Tím nainstalujete aplikaci Access, aby první řádek považoval za jména, nikoli za skutečná data, která mají být uložena v seznamu kontaktů. Vybrat další pokračovat.
Vytvořte libovolné požadované indexy
Indexy databáze jsou interní mechanismus, který lze použít ke zvýšení rychlosti, s jakou Access může najít informace ve vaší databázi. V tomto kroku můžete použít index na jeden nebo více sloupců databáze. Jednoduše vyberte Indexováno rozevírací nabídky a vyberte příslušnou možnost. Pamatujte, že indexy vytvářejí pro vaši databázi velkou režii a zvýší množství použitého místa na disku. Z tohoto důvodu chcete omezit indexované sloupce na minimum. V naší databázi budeme nejčastěji hledat příjmení našich kontaktů, vytvořme tedy v tomto poli rejstřík. Možná máme přátele se stejným příjmením, takže zde chceme povolit duplikáty. Ujistěte se, že je ve spodní části oken vybrán sloupec Příjmení a poté vyberte Ano (duplikáty jsou v pořádku) z rozevírací nabídky Indexed. Vybrat další pokračovat.
Vyberte primární klíč
Primární klíč se používá k jedinečné identifikaci záznamů v databázi. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je nechat Access vygenerovat primární klíč pro vás. Vybrat Nechte Access přidat primární klíč možnost a stiskněte další pokračovat. Máte-li zájem o výběr vlastního primárního klíče, můžete si přečíst náš článek o databázových klíčích.
Pojmenujte svůj stůl
Musíte zadat Access název, který bude odkazovat na vaši tabulku. Zadejte to do příslušného pole a vyberte Dokončit knoflík.
Zobrazit vaše data
Zobrazí se přechodná obrazovka s dotazem, zda chcete uložit kroky použité k importu dat. Pokud ne, pokračujte a vyberte Zavřít. Poté se vrátíte na hlavní obrazovku databáze, kde můžete zobrazit svá data jednoduchým poklepáním na název tabulky v levém panelu. Gratulujeme, úspěšně jste importovali svá data z aplikace Excel do aplikace Access!