Do dokumentů Microsoft Office můžete přidat řádek podpisu, který může obsahovat viditelný nebo neviditelný digitální podpis. Tyto nástroje pomáhají zefektivnit spolupráci s ostatními. Kromě tohoto pohodlí mohou podpisy dokumentů zajistit klid, což vám pomůže přidat profesionální lesk a zabezpečení do dokumentů Word, Excel a PowerPoint.
Proč používat v dokumentech Microsoft Office podpisy?
Ale opravdu na tom záleží? Podle webu nápovědy společnosti Microsoft tyto podpisy nabízejí autentizaci a zajišťují, že:
- Digitální podpis je platný.
- Certifikát spojený s digitálním podpisem je aktuální (jeho platnost nevypršela).
- Podepisující osoba nebo organizace, známá jako vydavatel, je důvěryhodná.
- Certifikát spojený s digitálním podpisem vydává podepisujícímu vydavateli renomovaná certifikační autorita (CA).
Digitální podpis dokumentu tak pomáhá zachovat integritu dokumentu, a to jak pro vás, tak pro ty, se kterými dokumenty sdílíte. I když tedy pravděpodobně nemusíte podepisovat každý dokument, který vytvoříte v Microsoft Office, můžete těžit z přidávání podpisů do určitých dokumentů.
Zde je návod
- Klikněte kde chcete podpis poté vyberte Vložit > Podpisový řádek (skupina textů).
- Výzvy vás provedou přiřazením digitálního podpisu. Digitální podpis je bezpečnostní vrstva. Ve stejném nástroji nabídky uvedeném výše uvidíte možnost Přidat podpisové služby, o které se můžete rozhodnout, že vás zajímá.
- Dále budete muset vyplnit podrobnosti v Nastavení podpisu dialogové okno. Během toho vyplníte informace o osobě, která soubor podepíše, což můžete i nemusíte být vy. Najdete zde pole pro jméno strany, titul a kontaktní informace.
- Obvykle je dobré zobrazit datum podpisu poblíž řádku podpisu. Tuto funkci můžete zapnout nebo vypnout pomocí zaškrtávacího políčka.
- Vzhledem k tomu, že signatářem nejste vy, může být dobré nechat si také pokyny k podpisu. Zobrazí se také pole pro vlastní text. Nejen to, ale můžete signatářům umožnit zanechat komentáře spolu se svým podpisem. To může být skvělý způsob, jak se vyhnout zbytečným přepisům tam a zpět, protože podpisující osoba může jednoduše stanovit zvláštní podmínky, jejichž podpis je podmíněn. To se provádí zaškrtnutím příslušného políčka.
Tipy
Do dokumentu můžete přidat více než jeden řádek podpisu a ve skutečnosti je to běžné, protože mnoho souborů je výsledkem spolupráce. Opakujte výše uvedené kroky pro každý další podpisový řádek. Mějte na paměti, že můžete přidat buď vizuální, nebo neviditelný podpis. Výše uvedené kroky popisují, jak můžete viditelnou verzi začlenit do jednoho ze svých dokumentů. Pokud chcete přidat neviditelný podpis, který poskytne příjemcům jistotu původu souboru, vyberte Tlačítko Office – Připravit – Přidat digitální podpis. Potřebujete podepsat řádek dokumentu, který někdo jiný poskytl v dokumentu Microsoft Office? Udělejte to poklepáním na řádek podpisu. Odtud můžete určit několik předvoleb, například použití souboru s obrázkem vašeho podpisu, pokud již máte uložený a dostupný; poskytování natištěného nebo ručně psaného podpisu pomocí prstu nebo stylusu; nebo včetně tištěné verze vašeho podpisu pro ty z nás, kteří mají nečitelné podpisy! Odeberte podpisy výběrem Tlačítko Office – Připravit – Zobrazit podpiss. Odtud můžete určit, zda chcete odebrat jeden, více nebo všechny podpisy.