Co vědět
- Nejprve uspořádejte data do jednoho listu aplikace Excel.
- Dále ve Wordu vyberte Poštovní zásilky > Spusťte hromadnou korespondenci > vyberte typ. Poštovní zásilky > Vyberte Příjemci > Použijte existující seznam > Otevřete list.
- Nakonec sloučte pole ve Wordu tak, že přejdete na Poštovní zásilky > Vložit slučovací pole. Vyberte pole a stiskněte Vložit.
Tento článek vysvětluje, jak pomocí funkce hromadné korespondence v aplikacích Microsoft Word a Excel kombinovat text z dokumentu aplikace Word s dokumentem zdroje dat, jako je například tabulka. Pokyny v tomto článku platí pro Word pro Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 a Word 2010.
Připravte data pro hromadnou korespondenci
Funkce hromadné korespondence Word funguje bezproblémově s daty z Excelu. I když můžete v aplikaci Word vytvořit zdroj dat, možnosti použití těchto dat jsou omezené. Pokud máte data seznamu adresátů v tabulce, není nutné informace přepisovat do zdroje dat Wordu. Ve funkci hromadné korespondence aplikace Word můžete použít jakýkoli list aplikace Excel bez zvláštní přípravy. Abyste se však vyhnuli chybám v procesu hromadné korespondence, je vhodné uspořádat data v tabulce. Před zahájením hromadné korespondence se ujistěte, že jsou provedeny všechny změny, které v tabulce provedete. Jakmile sloučení začne, provádění jakýchkoli změn může způsobit chyby při hromadné korespondenci.
Uspořádejte data v tabulce
Uspořádejte data seznamu adresátů aplikace Excel do řádků a sloupců. Představte si každý řádek jako jeden záznam a každý sloupec jako pole, které vložíte do dokumentu.
- Dát všechna data na jeden list: Data seznamu adresátů, která hodláte použít pro hromadnou korespondenci, musí být na jednom listu. Pokud je rozloženo na více listů, zkombinujte listy nebo proveďte hromadné sloučení pošty. Ujistěte se také, že jsou listy jasně pojmenovány, protože musíte vybrat ten, který hodláte použít, aniž byste jej mohli zobrazit.
- Vytvořte řádek záhlaví: Vytvořte řádek záhlaví pro list, který chcete použít pro hromadnou korespondenci. Řádek záhlaví je řádek obsahující popisky, které identifikují data v buňkách pod ním. Aby bylo pro Excel snadné rozlišovat mezi daty a popisky, použijte tučný text, ohraničení buněk a stínování buněk, které jsou jedinečné pro řádek záhlaví. Také se ujistěte, že zvolené záhlaví odpovídá názvům polí pro sloučení, což také sníží pravděpodobnost výskytu chyb.
- Formátujte správně číselná data: Ujistěte se, že věci jako čísla ulic a PSČ jsou správně formátovány tak, jak by se měly po dokončení hromadné korespondence zobrazovat. Nesprávné formátování čísel může způsobit chyby při sloučení.
Jak určit seznam příjemců hromadné korespondence
Zde je návod, jak přiřadit připravený list aplikace Excel obsahující váš seznam adresátů k dokumentu aplikace Word:
-
V aplikaci Word otevřete dokument, který použijete jako šablonu hromadné korespondence. Může to být nový dokument nebo existující dokument. Vybrat Poštovní zásilky > Spusťte hromadnou korespondenci.
-
Vyberte druh sloučení, které chcete spustit. Vaše možnosti jsou
- Písmena
- E -mailové zprávy
- Obálky
- Písmena
- Adresář
Pokud chcete, můžete k vytvoření hromadné korespondence použít také Průvodce hromadnou korespondencí. V tomto případě projdeme kroky k ručnímu vytvoření hromadné korespondence.
-
Poté přejděte na Poštovní zásilky kartu a vyberte Vyberte Příjemci > Použijte existující seznam.
-
Přejděte na soubor aplikace Excel, který jste připravili pro hromadnou korespondenci, vyberte jej a poté vyberte Otevřeno.
-
Pokud vás Word vyzve, vyberte List 1 $ > OK. Pokud má váš Excel záhlaví sloupců, vyberte První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců zaškrtávací políčko.
Vytvořte nebo upravte dokument hromadné korespondence
Když je vaše tabulka aplikace Excel připojena k dokumentu hromadné korespondence, který vytváříte v aplikaci Word, je čas upravit dokument aplikace Word. V aplikaci Excel v tuto chvíli nemůžete provádět změny zdroje dat. Chcete -li v datech provést změny, zavřete dokument v aplikaci Word před otevřením zdroje dat v aplikaci Excel.
Vložte slučovací pole do dokumentu
V aplikaci Word vyberte Poštovní zásilky > Vložit slučovací pole vytáhnout informace z tabulky do dokumentu. Vyberte pole, které chcete přidat (jméno, příjmení, město, stát nebo jiné), poté vyberte Vložit.
Zobrazit dokumenty hromadné korespondence
Při vkládání slučovacích polí do dokumentu Word nepřenáší formátování ze zdroje dat. Pokud chcete použít formátování, například kurzívu, tučné nebo podtržené, proveďte to ve Wordu. Při prohlížení dokumentu s poli vyberte dvojité šipky na obou stranách pole, na které chcete použít formátování. Při prohlížení sloučených dat v dokumentu zvýrazněte text, který chcete změnit. Veškeré změny formátování se provádějí ve všech sloučených dokumentech, nejen v dokumentu sloučení, ve kterém jste jej změnili.
Zobrazit náhled sloučených dokumentů
Chcete -li zobrazit náhled sloučených dokumentů, přejděte na Poštovní zásilky > Náhled výsledků. Toto tlačítko funguje jako přepínací přepínač, takže pokud se chcete vrátit k prohlížení pouze polí a nikoli dat, která obsahují, stiskněte jej znovu. Procházejte sloučenými dokumenty pomocí tlačítek na kartě Poštovní zásilky. Jsou to zleva doprava: První záznam, Předchozí záznam, Přejít na záznam, Další záznam, a Poslední záznam.
Než dokumenty sloučíte, zobrazte si jejich náhled nebo tolik, kolik můžete, abyste si ověřili, že je vše správně sloučeno. Věnujte zvláštní pozornost interpunkci a mezerám kolem sloučených dat.
Dokončete dokument hromadné korespondence
Když jste připraveni sloučit dokumenty, máte dvě možnosti:
- Tisk dokumentů: Sloučit dokumenty do tiskárny. Pokud zvolíte tuto možnost, budou dokumenty odeslány do tiskárny bez jakýchkoli úprav. Chcete -li to provést, vyberte Poštovní zásilky > Dokončit a sloučit > Tisk dokumentů.
- Upravit jednotlivé dokumenty: Pokud potřebujete upravit některé nebo všechny dokumenty (alternativou je přidat pole poznámky do zdroje dat pro přizpůsobené poznámky) nebo provést jiné změny před tiskem, upravte každý jednotlivý dokument. Chcete -li to provést, vyberte Poštovní zásilky > Dokončit a sloučit > Upravit jednotlivé dokumenty.
Bez ohledu na zvolenou metodu se vám zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete aplikaci Word sdělit, aby sloučila všechny záznamy, aktuální záznam nebo rozsah záznamů. Vyberte záznamy, které chcete vytisknout, a poté vyberte OK. Pokud chcete sloučit rozsah, zadejte počáteční číslo a konečné číslo pro záznamy, které chcete zahrnout do sloučení, poté vyberte OK.