Spravujte data v aplikaci Excel pomocí databází, tabulek, záznamů a polí

Excel nemá možnosti správy dat relačních databázových programů, jako jsou SQL Server a Microsoft Access. Může však sloužit jako jednoduchá databáze, která splňuje požadavky na správu dat. V aplikaci Excel jsou data organizována pomocí řádků a sloupců v listu. Funkce tabulky usnadňuje zadávání, úpravy a manipulaci s daty. Tyto pokyny platí pro Excel verze 2019, 2016, 2013, 2010 a Excel pro Microsoft 365.

Podmínky databáze: Záznamy a pole

Databáze je soubor souvisejících informací uložených v jednom nebo více počítačových souborech. Data jsou často organizována do tabulek takovým způsobem, že je lze snadno aktualizovat, třídit, opravovat a filtrovat. Jednoduchá databáze, jako je Excel, obsahuje všechny informace o jednom předmětu v jedné tabulce. Relační databáze se naopak skládají z mnoha tabulek, z nichž každá obsahuje informace o různých, ale souvisejících tématech.

Evidence

V databázové terminologii, a záznam uchovává všechny informace nebo data o jednom konkrétním objektu v databázi. V aplikaci Excel obsahuje každá buňka v listu jednu informaci nebo hodnotu.

Pole

Každá položka informace v záznamu databáze, jako je telefonní číslo nebo číslo ulice, se označuje jako pole. V aplikaci Excel slouží jednotlivé buňky listu jako pole, protože každá buňka může obsahovat jednu informaci o objektu.

Názvy polí

Je důležité uspořádat databázi, abyste mohli data třídit nebo filtrovat a vyhledat konkrétní informace. Přidání záhlaví sloupců, známých jako názvy polí, usnadňuje zadávání dat ve stejném pořadí pro každý záznam.

Ukázková databáze

Na obrázku výše má každý student v tabulce samostatný řádek, který obsahuje všechny dostupné informace o něm. Každá buňka v řádku je pole obsahující jednu informaci. Názvy polí v řádku záhlaví pomáhají zajistit, aby data zůstala organizována tím, že u všech studentů ponechá všechna data týkající se konkrétního tématu, například jméno nebo věk, ve stejném sloupci.

Nástroje pro správu dat aplikace Excel

Společnost Microsoft má navíc několik datových nástrojů, které usnadňují práci s velkým množstvím dat uložených v tabulkách aplikace Excel a pomáhají ji udržovat v dobrém stavu.

Použití formuláře pro záznamy

Jedním z těchto nástrojů je datový formulář. Můžete jej použít k vyhledání, úpravám, zadávání nebo mazání záznamů v tabulkách obsahujících až 32 polí nebo sloupců. Výchozí formulář obsahuje seznam názvů polí v pořadí, v jakém jsou uspořádána v tabulce, aby uživatelé mohli zadávat záznamy správně. Vedle každého názvu pole je textové pole pro zadávání nebo úpravy jednotlivých polí dat. I když je možné vytvářet vlastní formuláře, často je potřeba pouze vytvoření a použití výchozího formuláře.

Odeberte duplicitní datové záznamy

Společným problémem všech databází jsou chyby dat. Kromě jednoduchých pravopisných chyb nebo chybějících polí s údaji mohou být problémem duplicitní datové záznamy, jak roste velikost datové tabulky. K odstranění těchto duplicitních záznamů – přesných nebo částečných duplikátů – lze použít další z datových nástrojů aplikace Excel.

Třídění dat v aplikaci Excel

Třídění znamená přeuspořádání dat podle konkrétní vlastnosti, například třídění tabulky podle abecedy podle příjmení nebo chronologicky od nejstarších po nejmladší. Možnosti řazení aplikace Excel zahrnují řazení podle jednoho nebo více polí, vlastní řazení, například podle data nebo času, a řazení podle řádků, což umožňuje změnit pořadí polí v tabulce.