Když ukládáte dokumenty v aplikaci Microsoft Word, pojmenujte své dokumenty popisným názvem, abyste soubory mohli rychle najít. Vytvořte systém pojmenování a nikdy nebudete muset procházet pevný disk počítače ani otevírat soubory, abyste našli požadované informace. Zde je návod, jak vyvinout systém pojmenování, který zrychlí vaše hledání.
Správný systém pojmenování
Neexistuje žádný správný nebo špatný způsob pojmenování souborů a systémy pojmenování se liší od uživatele k uživateli. Najděte metodu, která vám dává smysl, a důsledně ji používejte. Zde je několik příkladů informací, které je třeba zahrnout do názvu souboru, aby bylo hledání souborů rychlé a snadné:
- Datum, kdy byl dokument složen: Přidejte k názvu souboru u většiny dokumentů datum, zejména u korespondence. Pokud si nepamatujete, kdy jste složili dokument, zúžte vyhledávání na konkrétní časové období.
- Jméno příjemce: Při práci s písmeny a jinými typy dokumentů, jako jsou smlouvy, poznámky a poznámky, uveďte jméno příjemce.
- Typ dokumentu: Mezi příklady typů dokumentů patří dopis, smlouva, návrh, příspěvek na blogu a zpráva. Pokud hledáte dopis, který jste napsali, můžete vyloučit soubory, které mají v názvu souboru smlouvu nebo návrh.
Informace, které uvedete v názvu souboru, by měly být ve všech vašich souborech ve stejném pořadí. Toto konzistentní pořadí pomáhá při hledání pomocí ovládacích prvků řazení v dialogovém okně Otevřít Word nebo v Průzkumníkovi Windows. Řazení řídí řazení souborů abecedně (nebo číselně) tak, aby byly soubory seřazeny podle prvního znaku v názvu souboru. Toto není vyčerpávající seznam tipů na pojmenování souborů, ale je dobré začít. Jakmile začnete trénovat konzistentní pojmenování souborů, vytvoříte systém, který vám nejlépe vyhovuje, a vymyslíte několik vlastních triků.