Pokud jde o podnikání, první dojmy jsou všechno a způsob, jakým vyřídíte zmeškaný hovor, může představovat první dojem. Pro sebe si osvojte správnou etiketu pro zacházení s důležitým zmeškaným volaným.
Záměr zmeškaného hovoru
Pokud hovor zazvonil pouze jednou nebo dvakrát, může to znamenat, že volající zamýšlel zmeškat hovor, možná proto, že se chtěl dostat do vaší hlasové schránky. Mohou zanechat zprávu s vysvětlením důvodu, například: „Dobrý den, potřebuji s vámi mluvit, ale nechci vyčerpat můj kredit, tak mi zavolejte zpět …“ Pokud musíte zavolat zpět, mějte na paměti, jak VoIP aplikace mohou ušetřit peníze za hovory. Svým přátelům a rodině můžete volat levně a někdy i zdarma.
Rozhodnutí neodpovídat
Může být považováno za neslušné nepřijmout hovor – ale záleží to na kontextu. Ať už je to proto, že se nechcete obtěžovat, řídíte, nebo z jiného důvodu, je dobré být upřímný k volajícím. Pokud nemůžete uskutečnit hovor, jednoduše jim to řekněte! Pokud můžete, pošlete jim textovou zprávu, abyste je upozornili, nebo ještě lépe, nechte si ve své hlasové schránce nastavit automatickou odpověď. Pokud máte zařízení Android nebo iPhone, můžete pomocí nastavení nastavit hlasovou zprávu. Můžete také nastavit vlastní textové zprávy, které automaticky reagují na zmeškané hovory.
Automatické odpovědi
Chcete-li být zdvořilí a profesionální, dejte svému volajícímu šanci něco říct. Umožněte jim zanechat hlasovou zprávu. Nechává otevřenou možnost budoucí konverzace a pomáhá vám určit důležitost hovoru. K tomuto účelu použijte automatickou odpověď. Tuto funkci mají služby mobilních telefonů a VoIP. Hlasová zpráva, kterou zanechává váš korespondent, může také přejít do hlasové schránky, což vám dává mnohem větší sílu při řešení zmeškaného hovoru.
Vizuální hlasová schránka
V době Skype a Zoom je hlasová schránka stále více zastaralá. Nechcete sedět a poslouchat každou zprávu, která vám přijde do schránky. Chcete mít možnost vybrat si, který z nich budete poslouchat, a zacházet s každým zvlášť. To je možné pomocí vizuální hlasové schránky. Je pravděpodobné, že váš smartphone tuto funkci má. Případně zkontrolujte tento seznam řešení vizuální hlasové schránky. Některé služby také přepisují hlasové zprávy do textu a posílají vám je jako jednoduchou textovou zprávu nebo jako e-mailovou zprávu do vaší doručené pošty. Díky tomu je mnohem snazší ověřit hlasovou schránku a reagovat bez nutnosti poslouchat.