S tolika společnostmi, které se nyní rozhodly vést zásadní schůzky online, se aktivní a hodnotný účastník online schůzky stal důležitou dovedností na pracovišti. Online schůzky vytvářejí skvělou příležitost pro výměnu nápadů mezi rozptýlenými zaměstnanci, kteří by se nemuseli pravidelně osobně dorozumívat, etablovali je jako cenné členy týmu a vytvářeli kamarádství mezi zaměstnanci. Níže uvedené tipy vám pomohou dozvědět se více o tom, jak se účastnit online schůzky.
Být včas
Pokud vám něco brání včas se zúčastnit online schůzky, informujte organizátora. Mějte na paměti, že software pro online schůzky umožňuje účastníkům vědět, kdo a kdy se přihlašuje. To znamená, že se nebudete moci připojit ke schůzce o půl hodiny později, aniž byste si toho všimli. Zpoždění na online schůzce je stejně neuctivé jako pozdní vstup do zasedací místnosti.
Předem si dejte pauzu
Online schůzky obvykle netrvají celé hodiny, takže není přirozené, abyste se omluvili. Setkání pořádaná také na internetu mají tendenci být rychlá a lidé se dokonce mohou zdráhat nebo naštvat, že se musí zastavit a počkat, až se k nim vrátíte, aby pokračovali v diskusi. Popadněte tedy sklenici vody nebo jděte před toaletou na toaletu. Také se nevyplížte ze schůzky, aniž byste o tom někoho informovali; nikdy nevíte, kdy se vás někdo může zeptat. V případě nouze informujte organizátora schůzky, že musíte na několik minut vystoupit, a dejte mu vědět, až se vrátíte. Nejlepší způsob, jak to udělat, je chatovací zařízení vašeho softwaru pro online schůzky, abyste rušili moderátora.
Zachovejte profesionální vystupování
I když se možná účastníte online schůzky z pohodlí svého stolu nebo dokonce z domova, váš tón by neměl být o nic méně formální, než kdybyste byli v zasedací místnosti obklopeni svými vrstevníky a nadřízenými. To znamená, že byste měli mít na pozoru jakékoli komentáře o vašich kočkách nebo dětech, i když jsou ve vedlejší místnosti. To ukazuje, že jste důvěryhodný profesionál, který dokáže oddělit váš domov od pracovního života, i když sdílí stejnou střechu.
Neplánujte jen poslouchat
Jenom proto, že schůzka je online, není omluvou, abyste mohli pracovat na něčem jiném, pouze poslouchat. Pokud jste byli na schůzku pozváni, je to proto, že přednášející oceňuje váš příspěvek. I když není velká šance na účast, měli byste si aktivně dělat poznámky. Online schůzka, při které jste náhodou pracovali na něčem jiném, by mohla mít něco, co se vám ukáže jako důležité. Pokud potřebujete dokončit jakoukoli práci ve stejný den jako schůzka, buď uveďte, že se v daný den schůzky nemůžete zúčastnit, nebo se dostatečně dobře zorganizujte, abyste ji nemuseli propracovávat.
Dejte si pozor na účast
Ať už se jedná o kladení otázek během relace otázek a odpovědí, sdílení úspěchů vašeho týmu nebo jakýkoli jiný vhodný příběh nebo nápad, plánujte mít na schůzce slovo. Jakýkoli dobrý hostitel požádá o vstup během schůzky a nebude trávit celou dobu jen rozhovorem v týmu. Berte to jako příležitost ukázat, že jste nejen v účasti, ale také věnujete pozornost. Než začnete mluvit, řekněte své jméno, aby účastníci věděli, kdo je oslovuje. Pamatujte, že byste měli mluvit sebevědomě a jasně, jako byste to dělali během osobního setkání. Pokud vaše firma není v neformálním jazyce, zkuste ji nepoužívat, i když se online prostředí může zdát neformálnější než osobní.
Praxe před schůzkou
Pokud jste byli požádáni, abyste během schůzky sdíleli snímek nebo provedli prezentaci, měli byste se ujistit, že to není provedeno pouze podle standardů požadovaných organizátorem, ale že jste si také nacvičili dodávku svých materiálů. Pokud toto je vaše první online schůzka s použitím určitého softwaru, zeptejte se organizátora schůzky, zda by s vámi mohli proběhnout na sucho, abyste se ujistili, že vám software vyhovuje. Pokud jste se již seznámili se softwarem, pak si jen procvičte prezentaci. Vězte, co řeknete, a během prezentace se vyhněte čtení z tága. Čtení určitých faktů a čísel je v pořádku, ale nechcete znít jako ti telemarketingoví operátoři, kteří vám zavolají. Zajistěte, aby vaše prezentace probíhala a byla doručena hladce.
Nemluvte mimo pořadí
Pokud je na řadě někdo jiný, nechť dokončí bez přerušení. Počkejte, až budou hotové, a poté komentujte nebo položte otázky. Pokud přednášející neurčil, že je v pořádku, aby účastníci přerušili prezentaci, zdržte se mluvení, když je na řadě někdo jiný. Jinak bude schůzka nejen zpožděna, ale může také jít mimo téma. Pamatujte, že ti, kteří se účastní online schůzek, nemají příležitost předložit vizuální podněty, kterými by chtěli mluvit, a nechat přednášejícího úhledně zabalit bod, který chtějí udělat, než vezme komentář nebo otázku. Jakékoli přerušení bude hlasité, což naruší přirozený průběh schůzky. Dodržováním výše uvedených tipů zajistíte, že nebudete považováni pouze za profesionální, ale že budete vědět, jak se chovat při online schůzce. I když je internet mnohými považován za poměrně neformální médium, při používání na pracovišti vyžaduje stále stejnou zdvořilost, jakou byste měli při jednání s kolegy tváří v tvář.