Zvukové konferenční hovory přinášejí mnoho výhod pro obchodní a společenská setkání, ale přicházejí s vlastními řadou společných problémů. Jejich nerespektování může znamenat rozdíl mezi profesionálním, efektivním a efektivním setkáním a sotva pochopeným konferenčním hovorem chudáka, který neplní své cíle. Tady je sedm běžných problémů a jejich řešení.
Hluk v pozadí
Jedná se o jakýkoli hluk, který vychází od účastníka kromě jeho hlasu, například chrastění židlí, klepání na pozadí, zvuky strojů, šustění papíru atd. Tyto zvuky získáte většinou u účastníků, kteří používají VoIP (hlas přes internetový protokol), protože tradiční telefon sluchátko má vyhrazené mikrofony a mikrofony krátkého dosahu, zatímco VoIP pracuje s mikrofonem přenášeným zařízením, který je rozumnější. Příkladem je systém mikrofonního pole v přenosných počítačích. Někteří lidé se účastní konferencí pomocí zařízení hands-free. Jediným způsobem, jak tuto situaci napravit, je informovat účastníky o poruchách, které způsobují, což se nejlépe děje prostřednictvím komunikace před konferenčním hovorem. Například jako organizátor možná budete chtít před relací rozeslat e-mail s etiketou konferenčního hovoru.
Echo
Echo může být součástí šumu v pozadí, ale je to více technické. Někdo, kdo se účastní konferenčního hovoru, může mít problémy s telefonem – například mu například chybí zrušení ozvěny. Někdo s ozvěnou je obvykle požádán, aby zavěsil. Proaktivní povědomí o jakýchkoli technických problémech s telefony a dalšími zařízeními používanými v konferenčních hovorech je tedy důležité.
Nedostatek řízení přítomnosti
V audiokonferenčním hovoru používáte pouze jeden ze svých smyslů: sluch. Neuvidíte lidi, se kterými mluvíte nebo které posloucháte. Pokud nebudete mít přehled o každém vstupu a výstupu v konferenčním hovoru, možná si nebudete vědomi přítomnosti ve svém publiku, jakmile se dostanete do hloubky konference. Tento problém zatím zůstává bez definitivního řešení. Prvním nástrojem nabízejícím jakýkoli druh řízení přítomnosti je UberConference, který vám umožňuje vidět, kdo mluví, kdo je tady, kdo není, atd. V poslední době se objevila řada takových nástrojů, některé se zajímavými vizuálními rozhraními představujícími účastníky pomocí ikon. Nejlepším způsobem, jak řídit přítomnost účastníků, může být jednoduchá etiketa: Požádejte každou osobu, aby ohlásila své příchody a odchody jako věc zdvořilosti.
Hudba v pořadí
Lidé obvykle upravují rozhraní svých telefonů pro své individuální použití, ale nikdy ne pro konferenční hovory. I když by to mohlo být příjemné poslouchat hudbu pro někoho, kdo byl přidržen, v konferenčním hovoru to bude nepříjemné. Někteří účastníci mohou konferenci pozastavit, například když se účastní nějakého jiného hovoru nebo úkolu, čímž nechtěně přidají konferenci rytmickou atmosféru. Opět platí, že předběžná konference o etickém povědomí o konferenci stojí za to.
Nedostatek vedení
V některých případech, pokud skupina nemá vůdce, místo toho povede chaos. To je obzvláště pravděpodobné v prostředí konference. Jedna osoba by měla vést diskusi, aby zajistila, že každému bude poskytnut dostatek času na promluvení a nezbytnou pozornost, a v případě, že dojde k bloudění nebo přímému konfliktu, vrátit věci zpět na správnou cestu.
Nesprávné řízení materiálů a dokumentů
Mnoho konferencí odkazuje na dokumenty, materiály a nástroje. Špatné šíření těchto informací způsobuje, že někteří účastníci jsou v určitých bodech ve tmě, což způsobuje nezájem. Dbejte tedy na to, aby byly příslušné informace a dokumenty šířeny všem účastníkům ještě před zahájením konference. Dalším lepším způsobem je použití online nástrojů pro spolupráci, které umožňují interakci s takovými materiály.
Špatná kvalita hovoru
To se často děje se službou VoIP, která závisí na řadě faktorů, které zahrnují šířku pásma, kodeky, telefony a další zařízení. Pokud jste vůdcem nebo organizátorem konference, nemůžete s tím nic dělat. Účastník trpící špatnou kvalitou hlasu musí řešit technické problémy na své straně.