V době, kdy se snižují rozpočty akcí a roste širokopásmový přístup k internetu, jsou webináře stále populárnější. Webináře jsou webové semináře, které obvykle zahrnují více než 30 účastníků a slouží k pořádání prezentací, workshopů, přednášek a rozsáhlých setkání. Vzhledem k tomu, že se webináře konají online, umožňují společnostem ušetřit peníze na cestování, stravování a místech, což jsou náklady běžně spojené s osobními semináři. Kvůli své velké účasti však webináře potřebují pečlivé plánování, aby byly úspěšné. To je důvod, proč ti, kteří plánují hostování webináře, si musí dát na čas a zajistit, aby řádně prošli všemi nezbytnými kroky, které zajistí úspěch webináře. Abychom vám pomohli uspořádat webinář, níže jsme zdůraznili nejdůležitější kroky, které musíte podniknout.
Vyberte si datum předem
První věcí, kterou byste měli udělat při plánování webináře nebo série webinářů, je odkazovat na kalendář svátků a událostí s velkým předstihem. Nezapomeňte, že budete pozvat několik lidí s nabitým časovým plánem, takže jim dejte dostatek upozornění, abyste si udělali čas na svůj webinář. Například týden před vánoční přestávkou by mohl být extrémně rušný, protože lidé se snaží svázat všechny své volné konce, než odjedou na dovolenou. Pečlivým zvážením vámi zvolených termínů můžete zajistit maximální účast.
Ujistěte se, že máte správný čas
Zvažte rozdíly v časových pásmech; pokud jste na západním pobřeží, ale zvete také účastníky z východního pobřeží (a naopak), neplánujte si webinář, kdy budou vaši účastníci mimo kancelář. Webový seminář také neplánujte příliš blízko ke konci dne – to je okamžik, kdy se vaši účastníci budou chtít ukončit a zjistit, co ještě musí udělat, aby se včas dostali domů. Pokud zvete lidi z jiných zemí, vyberte si čas, který může obecně fungovat pro všechny účastníky (což je vzácné), nebo si naplánujte, že webinář uspořádáte několikrát, abyste zohlednili různá časová pásma.
Vyberte si svůj webinární nástroj
Většina nástrojů pro online schůzky má možnosti webinářů, stačí si vybrat plán, který odpovídá počtu účastníků, které očekáváte pozvat. Vyzkoušejte různé dostupné nástroje a vyberte ten s funkcemi, které vám nejlépe vyhovují. V závislosti na druhu webináře, který budete prezentovat, možná budete muset snadno přepínat mezi reproduktory nebo si webinář zaznamenat a zveřejnit ho online. Prozkoumejte všechny funkce z několika různých nástrojů a určitě najdete perfektní software pro vaši příležitost. Jakmile si nástroj vyberete, ujistěte se, že je váš poskytovatel ochotný vás vyškolit, abyste mohli webinář využít na maximum.
Procvičte si provozování webináře
Jako hostitel se od vás očekává, že webinář poběží hladce. Neexistují žádné výmluvy, že nevíte, jak například přepínat mezi reproduktory, hlasovat nebo nahrávat webinář. Pozvěte několik kolegů, aby vám po tréninku s poskytovatelem pomohli nástroj několikrát otestovat. Také se ujistěte, že všichni vaši přednášející jsou obeznámeni s nástrojem webináře.
Vypracovat program a pozvánku
Než pozvete své publikum, pečlivě nastavte webinář. Přemýšlejte o tom, jak dlouho webinář vydrží, a o hlavních položkách, o kterých chcete diskutovat, v pořadí, v jakém je chcete diskutovat. Naplánujte si také relaci otázek a odpovědí, protože vaši účastníci pravděpodobně budou mít na konci vaší prezentace nějaké otázky. Poté načrtněte program v pozvánce. Toto je pro účastníky nejjednodušší způsob, jak zjistit, zda pro ně bude váš webinář relevantní. Pozvánka by měla také obsahovat odkaz, který vašim účastníkům umožňuje připojit se k webináři, a také telefonní číslo pro případ, že by raději poslouchali telefonicky.
Pozvěte své publikum
Pečlivě si rozmyslete, co chcete prezentovat, a podle toho si vyberte své publikum. Sledujte své odpovědi, abyste věděli, kdo se vašeho webináře zúčastní. Pokud budete pečlivě sledovat svůj seznam účastníků, budete si moci naplánovat další kroky dopředu.
Naplánujte si prezentaci
Pamatujte, že nejlepší online prezentace na schůzkách jsou vysoce vizuální a poutavé. Používáte-li například PowerPoint, nestříkejte snímky pouze slovy. Uveďte obrázky, které jsou relevantní k tomu, co předkládáte. K oživení prezentace můžete také použít videohry a případně i online hry. Někteří plánovači webinářů dokonce před schůzkou zasílají materiály do kanceláří účastníků. Naučte se kreativně myslet a váš webinář ožije.
Zaznamenejte svůj webinář
Zpřístupněním záznamu z vašeho webináře mohou ti, kteří by se rádi vrátili k některé z diskusí, nebo ti, kteří to nezvládli, poslouchat, co bylo řečeno ve svém volném čase. Pokud propojujete svůj webinář s online marketingovou kampaní, můžete záznam použít ve všech e-mailech, které rozesíláte, čímž posílíte svou zprávu.
Následovat
Stejně jako u online schůzek je sledování webináře nesmírně důležité. Připomeňte svým účastníkům, o čem se diskutovalo, a proveďte průzkum, abyste shromáždili své myšlenky o tom, jak webinář proběhl. Pokud plánujete další webinář, který by mohl zajímat vaše publikum, dejte jim vědět, kdy mohou očekávat pozvání.
Zkontrolujte svoji zpětnou vazbu
Vždy si přečtěte jakoukoli zpětnou vazbu, kterou jste dostali na svých webinářích. Takto můžete vylepšit své další. Věnujte zvláštní pozornost zpětné vazbě týkající se prezentace, která tvoří jádro webináře.